Zelfverzekerde, schaalbare workflows bouwen voor een groeiend vertaalbureau

De uitdaging

Groeiende complexiteit beheren met beperkte structuur

Naarmate Quick! Translations groeide, nam de complexiteit van het beheer van projecten toe. Elke opdracht vereiste zorgvuldige coördinatie van bestanden, deadlines, prijzen en betalingen, vaak in verschillende valuta en rechtsgebieden.

De uitdaging lag niet in de grootte van het team, maar in de eisen die aan het team werden gesteld. Processen die ooit werkten, begonnen meer handmatig toezicht te vereisen, waardoor het risico op fouten toenam en de interne coördinatie vertraagde.

Tegelijkertijd moest elk nieuw systeem de Tsjechische boekhoudregels respecteren en toch de internationale levering ondersteunen. Het team had ook begrijpelijke zorgen over de introductie van verandering.

"We maakten ons zorgen over de dag waarop we met het nieuwe systeem zouden gaan werken en alle onverwachte fouten die zo'n systeem zou kunnen opleveren."

Ze hadden een oplossing nodig die controle en duidelijkheid zou brengen, zonder het dagelijkse werk te verstoren.

Waarom XTRF van XTM

Een platform dat past bij de manier waarop kleinere bureaus werken

XTRF by XTM viel op omdat het was ontworpen met de workflows van echte vertaalbureaus in gedachten, ook bureaus zonder grote organisatiestructuren.

"Het XTRF-systeem is gemaakt door mensen die dergelijke behoeften goed begrijpen en biedt opties voor bedrijven die geen uitgebreide organisatiestructuur hebben, maar toch alle functies moeten gebruiken die specifiek zijn voor deze sector."

Het platform bood flexibiliteit zonder onnodige opties in het dagelijkse werk te forceren. Dit maakte het mogelijk om de activiteiten te professionaliseren en tegelijkertijd de workflows praktisch en gefocust te houden.

Vroege discussies hielpen ook om vertrouwen op te bouwen. Vanaf het begin zag het team een proactieve benadering en de bereidheid om het systeem aan te passen aan de lokale boekhoudvereisten, zelfs als dit extra configuratie vereiste.

De oplossing

Een ondersteunde overgang, gebaseerd op vertrouwen

Quick! Translations introduceerde XTRF by XTM geleidelijk, te beginnen met de gebieden die er het meest toe deden en het gebruik in de loop van de tijd uit te breiden. Dit verminderde de risico's en stelde het team in staat om zich in een comfortabel tempo aan te passen.

Voorbereiding speelde een belangrijke rol. Tijdens de proefperiode gebruikte het team de XTM Academy om te begrijpen hoe het platform werkt en hoe de verschillende modules op elkaar aansluiten. Tegen de tijd dat het systeem live ging, hadden de projectmanagers er al vertrouwen in.

"Dankzij de instellingen kunnen we het systeem perfect afstemmen op onze behoeften, zonder ons onnodige opties op te dringen die ons in ons dagelijks werk zouden belemmeren. De interface is heel duidelijk, gebruiksvriendelijk en eenvoudig te bedienen."
- Ewa Luchowska-Mertl, algemeen directeur, Quick! Vertalingen

Eenmaal geïnstalleerd, automatiseerde XTRF routinematige stappen in projectafhandeling, communicatie met leveranciers en boekhouding. De workflows werden aangepast aan de bestaande werkwijzen in plaats van het team te dwingen hun manier van werken te veranderen.

Impact

Tijd bespaard, vertrouwen versterkt, geloofwaardigheid versterkt

Tegenwoordig besteedt Quick! Translations aanzienlijk minder tijd aan administratieve taken en boekhouding. De processen zijn duidelijker en transparanter en de communicatie met klanten en leveranciers verloopt vlotter.

De bespaarde tijd wordt nu gebruikt om het bedrijf te ontwikkelen in plaats van handmatige processen te beheren. Net zo belangrijk is dat het werken met een professioneel vertaalbeheersysteem het imago van het bedrijf op de markt heeft versterkt.

"Deze professionele managementtool verbetert ook het imago van ons bedrijf op de markt."

Zoals Managing Director Ewa Luchowska-Mertl concludeert:

"Eén ding is zeker - het was de juiste beslissing."