Construire des flux de travail fiables et évolutifs pour une agence de traduction en pleine croissance
Au fur et à mesure que Quick ! Les traductions se développant à l'international, la gestion des projets, des devises et de la comptabilité par le biais de processus manuels est devenue plus difficile à maintenir. En introduisant XTRF by XTM, l'équipe a apporté structure, clarté et confiance aux opérations quotidiennes, sans ajouter de complexité inutile.
Étude de cas
Comment Quick ! Translations a mis en place des flux de travail fiables avec XTRF.
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A propos de Quick ! Traductions
Quick ! Translations est un prestataire de services de traduction et de localisation basé en République tchèque, qui compte plus de 20 ans d'expérience dans le secteur. L'entreprise opère à l'échelle internationale et travaille avec des clients et des fournisseurs dans plusieurs devises, tout en conservant une structure organisationnelle légère.
Avec l'évolution du marché et l'augmentation des exigences opérationnelles, l'équipe s'est mise à la recherche d'un système capable de simplifier la gestion des projets, de prendre en charge les exigences comptables locales et de s'adapter à l'évolution de l'entreprise.
Secteur d'activité : Services de localisation et de traduction
Datede création : 2001
Siège : République tchèque
Le défi
Gérer une complexité croissante avec une structure limitée
Au fur et à mesure que Quick ! Translations s'est développée, la complexité de la gestion des projets s'est accrue. Chaque projet nécessitait une coordination minutieuse des fichiers, des délais, des prix et des paiements, souvent dans des devises et des juridictions différentes.
Le défi ne résidait pas dans la taille de l'équipe, mais dans les exigences qui lui étaient imposées. Les processus qui fonctionnaient auparavant ont commencé à exiger une supervision plus manuelle, augmentant le risque d'erreurs et ralentissant la coordination interne.
Dans le même temps, tout nouveau système devait respecter les règles comptables tchèques tout en prenant en charge les livraisons internationales. L'équipe avait également des craintes compréhensibles quant à l'introduction du changement.
"Nous étions inquiets du jour où nous commencerions à travailler avec le nouveau système et de toutes les erreurs inattendues qu'un tel système pourrait engendrer".
Ils avaient besoin d'une solution qui leur apporterait contrôle et clarté, sans perturber leur travail quotidien.
Pourquoi XTRF by XTM
Une plateforme qui s'adapte au mode de fonctionnement des petites agences
XTRF by XTM s'est distingué par le fait qu'il a été conçu en tenant compte des flux de travail réels des agences de traduction, y compris celles qui ne sont pas dotées d'une grande structure organisationnelle.
"Le système XTRF a été créé par des personnes qui comprennent parfaitement ces besoins et offre des options aux entreprises qui ne disposent pas d'une structure organisationnelle étendue, mais qui ont néanmoins besoin d'utiliser toutes les fonctionnalités spécifiques à ce secteur.
La plateforme offre de la flexibilité sans imposer d'options inutiles dans le travail quotidien. Cela a permis de professionnaliser les opérations tout en conservant des flux de travail pratiques et ciblés.
Les premières discussions ont également permis d'instaurer un climat de confiance. Dès le départ, l'équipe a constaté une approche proactive et une volonté d'adapter le système aux exigences comptables locales, même lorsque cela nécessitait une configuration supplémentaire.
La solution
Une transition assistée, fondée sur la confiance
Rapidement, XTRF a été introduit par XTRF Translations a introduit XTRF by XTM progressivement, en commençant par les domaines les plus importants et en élargissant l'utilisation au fil du temps. Cela a permis de réduire les risques et de permettre à l'équipe de s'adapter à un rythme confortable.
La préparation a joué un rôle clé. Pendant la période d'essai, l'équipe a utilisé l'Académie XTM pour comprendre le fonctionnement de la plateforme et la façon dont les différents modules se connectent. Au moment de la mise en service du système, les chefs de projet étaient déjà confiants dans son utilisation.
"Les paramètres nous permettent d'ajuster le système pour qu'il réponde parfaitement à nos besoins, sans nous imposer des options inutiles qui interféreraient avec notre travail quotidien. L'interface est très claire, conviviale et facile à prendre en main".
- Ewa Luchowska-Mertl, directrice générale de Quick ! Translations
Une fois en place, XTRF a automatisé les étapes de routine dans la gestion des projets, la communication avec les fournisseurs et la comptabilité. Les flux de travail ont été façonnés en fonction des pratiques existantes plutôt que d'obliger l'équipe à modifier sa façon de travailler.
L'impact
Gain de temps, renforcement de la confiance et de la crédibilité
Aujourd'hui, Quick ! Translations consacre beaucoup moins de temps aux tâches administratives et à la comptabilité. Les processus sont plus clairs et plus transparents, et la communication avec les clients et les fournisseurs est plus fluide.
Le temps ainsi gagné est désormais consacré au développement de l'entreprise plutôt qu'à la gestion de processus manuels. Tout aussi important, l'utilisation d'un système professionnel de gestion des traductions a renforcé l'image de l'entreprise sur le marché.
"Cet outil de gestion professionnel améliore également l'image de notre entreprise sur le marché.
Comme le conclut Ewa Luchowska-Mertl, directrice générale de l'entreprise :
"Une chose est sûre : c'était la bonne décision.
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FAQ
Pourquoi Quick ! Translations a introduit le XTRF ?
Quick ! Translations a introduit XTRF pour apporter structure et fiabilité à des opérations de traduction de plus en plus complexes. Avec son expansion internationale, l'agence avait besoin d'un système de gestion des traductions capable de prendre en charge des projets multidevises, des exigences comptables locales et un traitement cohérent des projets. XTRF a fourni un système unique pour gérer les projets, les fournisseurs et la comptabilité sans ajouter de frais opérationnels inutiles.
XTRF est-il adapté aux petites agences de traduction ?
Oui. XTRF est conçu pour soutenir les agences de traduction de toutes tailles, y compris les petites équipes opérant à l'échelle internationale. Quick ! Translations a bénéficié de la possibilité de n'utiliser que les fonctionnalités dont elle avait besoin tout en ayant accès à une gestion de projet, une gestion des fournisseurs et des rapports de niveau professionnel. Cette flexibilité permet aux petites agences d'évoluer sans compliquer excessivement les flux de travail quotidiens.
Comment Quick ! Translations a géré la transition vers XTRF ?
La transition vers le système XTRF s'est faite progressivement et a bénéficié d'un soutien. L'équipe a profité de la période d'essai et de l'Académie XTRF pour comprendre le fonctionnement du système avant de le mettre en service. Cette préparation a permis de réduire les risques, d'aider les chefs de projet à gagner en confiance et de s'assurer que le système pouvait être introduit sans perturber le travail en cours du client.
Le XTRF by XTM peut-il prendre en charge les exigences comptables locales ?
Oui. XTRF peut être configuré pour prendre en charge les règles comptables locales tout en gérant les projets de traduction internationaux. Pour Quick ! Translations, cela signifiait qu'il fallait tenir compte des exigences comptables tchèques tout en assurant la facturation et le paiement des fournisseurs en plusieurs devises. Cette flexibilité a été un facteur clé dans leur décision.
Comment le XTRF a-t-il amélioré la gestion quotidienne des traductions ?
XTRF a permis de réduire les manipulations manuelles lors de la mise en place des projets, de la communication avec les fournisseurs et de la comptabilité. En centralisant les flux de travail et en automatisant les étapes de routine, le système a amélioré la visibilité et la cohérence entre les projets. L'équipe a ainsi pu consacrer moins de temps à la gestion des processus et plus de temps à la satisfaction des clients et à la croissance de l'entreprise.
Quels sont les types d'agences de traduction qui bénéficient le plus du XTRF ?
XTRF convient parfaitement aux agences de traduction dont le volume ou la complexité augmente et qui ont besoin d'un meilleur contrôle sans que les processus ne soient trop lourds. Les agences qui gèrent plusieurs clients, devises, fournisseurs et exigences de conformité bénéficient de la gestion des projets, des finances et de la communication dans un seul système. L'étude de cas Quick ! Translations montre comment XTRF soutient la croissance durable des petites agences ambitieuses.
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