Vertaalactiviteiten schalen zonder aangepaste code
Naarmate Exero Soluciones groeide, werden spreadsheets en zelfgemaakte tools een belemmering in plaats van een oplossing. Door over te stappen op XTRF automatiseerde het team het dagelijkse werk, kreeg het duidelijk inzicht in de winstgevendheid en werden systemen ingevoerd die de groei konden ondersteunen zonder constante fixes of workarounds.
Praktijkvoorbeeld
Hoe Exero Soluciones spreadsheets en aangepaste tools verving door XTRF om efficiënt te kunnen schalen.
Probeer XTRF gratis uit
Bekijk hoe XTRF by XTM groeiende vertaalteams ondersteunt.
Over Exero Soluciones
Exero Soluciones werd opgericht in 2005 en is een lokalisatie- en vertaalbedrijf gevestigd in Spanje. Naarmate de vraag van klanten toenam, ontgroeide het bedrijf handmatige processen en op maat gemaakte systemen die geen gelijke tred konden houden met de groeiende complexiteit.
Om efficiënt te kunnen blijven groeien, had Exero Soluciones een platform nodig dat werk kon automatiseren, transparantie kon bieden en groei op lange termijn kon ondersteunen.
Branche: Lokalisatie- en vertaaldiensten
Opgericht: 2005
Hoofdkantoor: Spanje
De uitdaging
Van spreadsheets naar een duur doe-het-zelf-systeem
In de beginjaren vertrouwde Exero Soluciones op papieren processen om projecten te beheren. Toen de complexiteit toenam, stapte het team over op Excel in een poging om de organisatie te verbeteren.
"Nadat ik die 'tool' een aantal weken had gebruikt, vroeg ik mijn manager of ik een Excel-sheet kon ontwerpen met een paar velden die me in staat zouden stellen om de filter en de zoekknop te gebruiken en uiteindelijk het hele proces minder tijdrovend te maken," herinnert directeur Iván López zich.
herinnert directeur Iván López zich.
Excel hielp een tijdje, maar tegen 2014 had het bedrijf meer nodig. Grotere projecten vereisten een analyse van de winstgevendheid, facturering en leveranciersbeheer. Kant-en-klare systemen voelden te duur en beperkend aan, dus in 2017 besloot het team om hun eigen platform te bouwen.
Prometheus, hun op maat gemaakte systeem, bevatte een database met medewerkers, job tracking en basisfuncties voor winstgevendheid. Er doken echter al snel prestatieproblemen op.
"Het was tergend langzaam. Soms moesten we meerdere minuten wachten tot het systeem gegevens laadde, als het überhaupt al laadde", aldus López.
zegt López.
Reparaties verliepen traag, het toevoegen van nieuwe functies was duur en de automatisering bleef beperkt. Na verloop van tijd werd de doe-het-zelf-aanpak een risico.
"Mijn bedrijf verloor geld omdat mijn projectmanagers kostbare tijd verspilden aan het oplossen van systeemfouten en omdat ze niet in staat waren om taken te automatiseren," legt López uit.
legt López uit.
Waarom XTRF van XTM
Kiezen voor een systeem dat kan meegroeien met het bedrijf
Tegen 2019 wist Exero Soluciones dat ze een andere aanpak nodig hadden. López begon alternatieven te onderzoeken, bezocht evenementen in de sector en sprak met collega's om te begrijpen wat op de lange termijn zou werken.
XTRF by XTM viel op door zijn flexibiliteit, betrouwbaarheid en het vermogen om met het bedrijf mee te groeien.
"Nadat ik ze allemaal had bekeken, was ik het meest onder de indruk van XTRF. Niet alleen leek het systeem het meest innovatief met een onovertroffen design en een strakke look, maar het leek ook het meest flexibel en betrouwbaar," zegt hij.
zegt hij.
Het belangrijkste was dat Exero Soluciones dankzij XTRF klein kon beginnen en na verloop van tijd kon groeien.
"Ik wilde een systeem dat krachtig genoeg is voor vijf mensen, maar ook voor 50 mensen. Met XTRF kan ik beschikken over alle state-of-the-art functies zonder genoegen te hoeven nemen met minder."
Flexibele licentie- en betalingsopties maakten het mogelijk om het systeem in gebruik te nemen zonder vooraf te veel vast te leggen, terwijl toekomstige uitbreiding toch mogelijk bleef.
De oplossing
Automatisering, zichtbaarheid en controle in het dagelijks werk
Nu XTRF is geïnstalleerd, is automatisering de drijvende kracht achter de dagelijkse workflows bij Exero Soluciones. Repetitieve taken worden door het systeem afgehandeld, waardoor projectmanagers zich kunnen richten op de levering in plaats van op de administratie.
"Mijn projectmanagementteam is dolblij dat ze met dit systeem werken en dat ze onze eigen oplossing achter zich hebben gelaten," zegt López.
zegt López.
De winstgevendheid van projecten is in realtime zichtbaar, waardoor managers het werk halverwege het project kunnen aanpassen om verliezen te voorkomen. Het bestandsbeheer is verbeterd, waardoor lange e-mailketens zijn geëlimineerd en de kans op fouten is verminderd.
Klanten en medewerkers hebben via het platform direct toegang tot inkooporders en facturen, waardoor de transparantie is verbeterd en de handmatige follow-up is verminderd. De Vendor Portal centraliseert instructies en materialen, waardoor linguïsten hun werk nauwkeurig en op tijd kunnen afleveren.
Waarschuwingen stellen projectmanagers op de hoogte zodra taken zijn voltooid, waardoor workflows in beweging blijven zonder voortdurende handmatige controles. Aanpasbare workflows en sjablonen zorgen voor een verdere vermindering van repetitief werk.
"We ontvangen voortdurend projecten met dezelfde kenmerken, dus we kunnen een sjabloon gebruiken om alledaagse taken te schrappen en ons te richten op belangrijkere zaken," legt López uit.
legt López uit.
Meer automatisering, duidelijker inzicht en zelfverzekerde groei
Sinds de invoering van XTRF by XTM heeft Exero Soluciones meer controle over de activiteiten en winstgevendheid. Door automatisering is er minder tijd verloren gegaan, terwijl realtime inzicht managers helpt betere beslissingen te nemen tijdens projecten.
De workflows zijn voorspelbaarder, de samenwerking verloopt soepeler en zowel klanten als leveranciers profiteren van de duidelijkere communicatie. Het belangrijkste is dat het bedrijf nu over systemen beschikt die groei kunnen ondersteunen zonder de fouten van handmatige tools of aangepaste software te herhalen.
Dagelijkse workflows
Inzicht in winstgevendheid
samenwerking
Bekijk hoe XTRF schaalbare vertaalworkflows ondersteunt
Start een gratis proefversie om XTRF in uw eigen processen te verkennen, of vraag een demo aan om uw vereisten met een specialist te bespreken.
FAQs
Waarom is Exero Soluciones afgestapt van spreadsheets en aangepaste software?
Naarmate het projectvolume en de complexiteit toenamen, konden spreadsheets en een zelfgebouwd systeem niet langer winstgevendheidsanalyses, automatisering of betrouwbare prestaties ondersteunen. Het aangepaste platform werd traag, duur in onderhoud en moeilijk uit te breiden. Door over te stappen op XTRF kon Exero Soluciones minder tijd verspillen en de controle terugwinnen.
Hoe heeft XTRF de zichtbaarheid van de winstgevendheid van projecten verbeterd?
XTRF biedt real-time inzicht in de winstgevendheid van projecten, zodat managers de kosten en marges kunnen volgen terwijl het werk vordert. Dit helpt teams om tijdens het project bij te sturen in plaats van verliezen te ontdekken na oplevering. Voor Exero Soluciones was deze zichtbaarheid een belangrijke verbetering ten opzichte van eerdere tools.
Kan XTRF worden opgeschaald van kleine teams naar grotere organisaties?
Ja. XTRF ondersteunt teams van verschillende groottes zonder vroegtijdige overcommitments te forceren. Exero Soluciones begon met een klein aantal licenties en breidde deze naar behoefte uit, zodat het systeem groei kon ondersteunen zonder het risico te vergroten.
Hoe ondersteunt XTRF de samenwerking met leveranciers en klanten?
XTRF bevat speciale portals waar leveranciers en klanten toegang hebben tot instructies, bestanden, inkooporders en facturen. Dit vermindert het e-mailverkeer, verbetert de duidelijkheid en verlaagt het risico op miscommunicatie tijdens de gehele projectlevenscyclus.
Is XTRF geschikt voor bedrijven die op maat gemaakte systemen vervangen?
XTRF is zeer geschikt voor bedrijven die spreadsheets of op maat gemaakte tools ontgroeid zijn. De casestudie van Exero Soluciones laat zien hoe de overstap naar een speciaal gebouwd systeem de onderhoudsinspanning kan verminderen, de automatisering kan verbeteren en schaalbaarheid op lange termijn kan ondersteunen.
Hulpmiddelen voor het schalen van vertaalactiviteiten
Bekijk richtlijnen voor het vervangen van spreadsheets en aangepaste systemen en het bouwen van vertaalworkflows die groei ondersteunen.
Klaar om slimmer te schalen?
Bekijk hoe XTRF vertaalbedrijven helpt om werk te automatiseren, de zichtbaarheid te verbeteren en te groeien zonder afhankelijk te zijn van spreadsheets of aangepaste code.