Évolution des opérations de traduction sans code personnalisé
Au fur et à mesure de la croissance d'Exero Soluciones, les feuilles de calcul et les outils maison sont devenus un obstacle plutôt qu'une solution. En passant à XTRF, l'équipe a automatisé le travail quotidien, a obtenu une visibilité claire de la rentabilité et a mis en place des systèmes capables de soutenir la croissance sans correctifs constants ni solutions de contournement.
Étude de cas
Comment Exero Soluciones a remplacé les feuilles de calcul et les outils personnalisés par XTRF pour évoluer efficacement.
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À propos d'Exero Soluciones
Fondée en 2005, Exero Soluciones est une société de localisation et de traduction basée en Espagne. Au fur et à mesure que la demande des clients augmentait, l'entreprise a dépassé les processus manuels et les systèmes personnalisés qui ne pouvaient pas suivre le rythme de la complexité croissante.
Pour continuer à se développer efficacement, Exero Soluciones avait besoin d'une plateforme capable d'automatiser le travail, d'assurer la transparence et de soutenir la croissance à long terme.
Secteur d'activité : Services de localisation et de traduction
Datede création : 2005
Siège social : Espagne
Le défi
Des feuilles de calcul à un système de bricolage coûteux
Au cours de ses premières années d'existence, Exero Soluciones s'est appuyé sur des processus papier pour gérer ses projets. Au fur et à mesure que la complexité augmentait, l'équipe est passée à Excel pour tenter d'améliorer l'organisation.
Après avoir utilisé cet "outil" pendant plusieurs semaines, j'ai demandé à mon responsable si je pouvais concevoir une feuille Excel avec quelques champs qui me permettraient d'utiliser le filtre et le bouton de recherche et, en fin de compte, de rendre l'ensemble du processus moins fastidieux", se souvient Iván López, directeur d'Exero Soluciones.
se souvient le directeur Iván López.
Excel s'est avéré utile pendant un certain temps, mais en 2014, l'entreprise avait besoin de plus. Des projets plus importants nécessitaient une analyse de la rentabilité, une facturation et une gestion des fournisseurs. Les systèmes prêts à l'emploi semblaient trop chers et trop restrictifs. En 2017, l'équipe a donc décidé de créer sa propre plateforme.
Prometheus, leur système sur mesure, comprenait une base de données de collaborateurs, un suivi des travaux et des fonctionnalités de rentabilité de base. Cependant, des problèmes de performance ont rapidement fait surface.
"C'était d'une lenteur exaspérante. Nous devions parfois attendre plusieurs minutes avant que le système ne charge les données, quand il les chargeait tout court", explique M. López.
explique M. López.
Les corrections étaient lentes, l'ajout de nouvelles fonctionnalités était coûteux et l'automatisation restait limitée. Au fil du temps, l'approche bricolée est devenue un handicap.
"Mon entreprise perdait de l'argent parce que mes chefs de projet perdaient un temps précieux à essayer de corriger les défauts du système et parce qu'ils étaient incapables d'automatiser les tâches", explique M. López.
explique M. López.
Pourquoi XTRF by XTM ?
Le choix d'un système capable d'évoluer avec l'entreprise
En 2019, Exero Soluciones savait qu'il lui fallait une approche différente. M. López a commencé à rechercher des alternatives, à assister à des événements industriels et à parler avec des pairs pour comprendre ce qui fonctionnerait à long terme.
XTRF by XTM s'est distingué par sa flexibilité, sa fiabilité et sa capacité à évoluer avec l'entreprise.
"Après avoir étudié toutes les solutions, c'est XTRF qui m'a le plus impressionné. Non seulement le système semblait être le plus innovant, avec un design imbattable et une apparence élégante, mais il semblait également être le plus flexible et le plus fiable".
explique-t-il.
Le système XTRF a permis à Exero Soluciones de commencer modestement et de se développer au fil du temps.
"Je voulais un système suffisamment puissant pour cinq personnes, mais aussi pour 50. Avec XTRF, je peux obtenir toutes les fonctionnalités de pointe sans avoir à me contenter de moins".
Lasouplesse des options de licence et de paiement a permis d'adopter le système sans trop s'engager au départ, tout en permettant une expansion future.
La solution
Automatisation, visibilité et contrôle dans le travail quotidien
Avec XTRF en place, l 'automatisation régit désormais les flux de travail quotidiens chez Exero Soluciones. Les tâches répétitives sont gérées par le système, ce qui permet aux chefs de projet de se concentrer sur la livraison plutôt que sur l'administration.
"Mon équipe de gestion de projet est ravie de travailler avec ce système et d'avoir abandonné notre propre solution", déclare M. López.
déclare M. López.
La rentabilité des projets est visible en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires d'ajuster le travail en cours de projet pour éviter les pertes. La gestion des fichiers s'est améliorée, éliminant les longues chaînes de courrier électronique et réduisant le risque d'erreurs.
Les clients et les collaborateurs peuvent accéder aux bons de commande et aux factures directement via la plateforme, ce qui améliore la transparence et réduit le suivi manuel. Le portail des fournisseurs centralise les instructions et les documents, ce qui aide les linguistes à fournir un travail précis et dans les délais.
Des alertes informent les chefs de projet dès que les tâches sont achevées, ce qui permet aux flux de travail d'avancer sans vérifications manuelles constantes. Les flux de travail et les modèles personnalisables réduisent encore le travail répétitif.
"Nous recevons régulièrement des projets présentant les mêmes caractéristiques. Nous pouvons donc utiliser un modèle pour éliminer les tâches banales et nous concentrer sur des questions plus importantes", explique M. López.
explique M. López.
Plus d'automatisation, une vision plus claire et une croissance confiante
Depuis qu'elle a adopté XTRF by XTM, Exero Soluciones contrôle mieux ses opérations et sa rentabilité. L'automatisation a permis de réduire les pertes de temps, tandis que la visibilité en temps réel aide les responsables à prendre de meilleures décisions au cours des projets.
Les flux de travail sont plus prévisibles, la collaboration est plus fluide et les clients comme les fournisseurs bénéficient d'une communication plus claire. Plus important encore, l'entreprise dispose désormais de systèmes capables de soutenir la croissance sans répéter les erreurs des outils manuels ou des logiciels personnalisés.
Flux de travail quotidiens
Aperçu de la rentabilité
collaboration
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FAQ
Pourquoi Exero Soluciones a-t-il abandonné les feuilles de calcul et les logiciels personnalisés ?
Avec l'augmentation du volume et de la complexité des projets, les feuilles de calcul et un système maison ne pouvaient plus assurer l'analyse de la rentabilité, l'automatisation ou la fiabilité des performances. La plateforme personnalisée est devenue lente, coûteuse à maintenir et difficile à étendre. Le passage à XTRF a permis à Exero Soluciones de réduire les pertes de temps et de reprendre le contrôle.
Comment le XTRF a-t-il amélioré la visibilité de la rentabilité des projets ?
XTRF offre une vision en temps réel de la rentabilité des projets, permettant aux responsables de suivre les coûts et les marges au fur et à mesure de l'avancement des travaux. Cela permet aux équipes de s'adapter en cours de projet plutôt que de découvrir des pertes après la livraison. Pour Exero Soluciones, cette visibilité a constitué une amélioration essentielle par rapport aux outils précédents.
XTRF peut-il s'adapter à de petites équipes ou à des organisations plus importantes ?
Oui. XTRF prend en charge des équipes de différentes tailles sans les obliger à s'engager trop tôt. Exero Soluciones a commencé avec un petit nombre de licences et les a étendues au fur et à mesure des besoins, en veillant à ce que le système puisse supporter la croissance sans augmenter les risques.
Comment le XTRF soutient-il la collaboration avec les fournisseurs et les clients ?
XTRF comprend des portails dédiés où les vendeurs et les clients peuvent accéder aux instructions, aux fichiers, aux bons de commande et aux factures. Cela permet de réduire le trafic d'e-mails, d'améliorer la clarté et de diminuer le risque de mauvaise communication tout au long du cycle de vie du projet.
Le XTRF convient-il aux entreprises qui remplacent des systèmes personnalisés ?
XTRF est bien adapté aux entreprises qui ont dépassé les feuilles de calcul ou les outils personnalisés. L'étude de cas d'Exero Soluciones montre comment le passage à un système spécialisé peut réduire les efforts de maintenance, améliorer l'automatisation et favoriser l'évolutivité à long terme.
Ressources pour l'extension des opérations de traduction
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