Hoe VERBA performance-based tracking gebruikte om vertalers te motiveren en de productiviteit te verhogen.
Teambetrokkenheid vergroten door meetbare prestaties
VERBA stond voor de uitdaging om haar interne vertalers in loondienst te motiveren en tegelijkertijd de kwaliteit en efficiëntie hoog te houden. Om externe werkvoorkeuren te ondersteunen en productiviteit eerlijk te belonen, koos het bedrijf voor het analysegestuurde systeem van XTRF om de output in plaats van de uren bij te houden. Met aangepaste rapportages en een op punten gebaseerd beloningsmodel kan VERBA nu topprestaties stimuleren, de productiviteit verhogen en de klanttevredenheid handhaven.
Praktijkvoorbeeld
Probeer XTRF gratis uit
Meer projecten afhandelen, marges beschermen en snel leveren.
MOMENTOPNAME VAN DE KLANT
Over VERBA
VERBA CENTAR is een Kroatisch vertaalbureau. Het bestaat uit een team van vertalers, revisoren, taalredacteuren, beëdigde gerechtstolken en projectmanagers vertaling, die particulieren en bedrijven taalkundige diensten van hoge kwaliteit bieden, gespecialiseerd in Zuid-Slavische talen, vanuit het kantoor in Zagreb, Kroatië. Het is lid van de VERBA-groep die ook een vestiging heeft in Christiansfeld, Denemarken.
De uitdaging
Om te voldoen aan de strenge eisen van de ISO 9001:2015- en ISO 17100:2015-normen en aan de verwachtingen van de klant op het gebied van kwaliteit, deskundigheid, betrouwbaarheid en snelheid van de dienstverlening, had het bedrijf 20 interne vertalers in dienst. Hoewel het team consistent vertalingen van hoge kwaliteit afleverde, was een van de langdurige uitdagingen van het bedrijf sinds de oprichting in 1998 het vinden van een effectieve manier om de motivatie van werknemers te versterken. Een belangrijk idee was om een belonings- en erkenningssysteem in te voeren dat interne vertalers zou aanmoedigen om hun productiviteit te verhogen zonder aan kwaliteit in te boeten.
Om dit initiatief te ondersteunen, zocht het bedrijf naar een softwareoplossing waarmee zowel het management als het personeel de prestaties nauwkeurig en objectief konden meten. Dit systeem moest ervoor zorgen dat werknemers met een vast maandsalaris eerlijk beloond konden worden voor bovengemiddelde resultaten, zodat er een structuur ontstond die een grotere efficiëntie stimuleerde zonder afbreuk te doen aan de hoge normen.
Interne vertalers kunnen duur zijn, maar ze kunnen ook een winstgevende bron van groei en bedrijfsontwikkeling zijn. Het gebruik van een slim motivatiesysteem maakt voor ons het verschil.
- Het VERBA team
Het bedrijf onderzocht verschillende softwareoplossingen, maar elke oplossing miste belangrijke functionaliteit die niet kon worden geïmplementeerd om aan hun behoeften te voldoen. In 2017 begonnen ze met de ontwikkeling van hun eigen beheersysteem voor vertaalprojecten. Na een jaar werd deze inspanning echter gestaakt omdat de interne ontwikkeling geen gelijke tred kon houden met de snelle veranderingen en veranderende eisen van het bedrijf.
We hadden een softwareoplossing en -systeem nodig waarmee zowel het management als de werknemers de werkresultaten betrouwbaar en objectief konden meten, zodat de werknemers die een vast maandsalaris krijgen ook beloond konden worden voor bovengemiddelde resultaten en zo gemotiveerd werden om efficiënter te werken.
- Vanja Keindl en Luciano Lykkebo, VERBA
Waarom XTRF by XTM
Het bedrijf evalueerde verschillende bekende, uitgebreide softwareoplossingen voor projectbeheer, rapportage, CRM en financiële operaties.
De meeste van deze systemen maten de efficiëntie van werknemers voornamelijk op basis van het aantal gewerkte uren. Het bedrijf wilde medewerkers echter de flexibiliteit geven om op afstand en vanaf locaties van hun keuze te werken. Daarom hadden ze een systeem nodig dat resultaten meet in plaats van de tijd die aan taken wordt besteed.
We wilden onze werknemers de mogelijkheid geven om thuis en op andere locaties te werken, afhankelijk van hun voorkeuren. Daarom moesten we resultaten meten en niet de tijd die ze op het werk doorbrachten.
- Vanja Keindl en Luciano Lykkebo, VERBA
De oplossing
Het bedrijf koos voor XTRF, dat al hun uitdagingen aanging en voldeed aan de behoefte om de efficiëntie van interne vertalers te meten en tegelijkertijd een resultaatgericht beloningssysteem mogelijk te maken.
XTRF bood verschillende belangrijke functies:
-
Uploaden van analyses uit verschillende CAT-programma's om het aantal gewogen woorden voor de taken van elke vertaler te bepalen.
-
Rapporten over het aantal gewogen vertaalde woorden of het aantal uren toegewezen aan verschillende taalkundige taken, zoals QA, proeflezen, PDF-controles en LQA.
Omdat de rapporten twee meeteenheden bevatten - woorden en uren - introduceerde het bedrijf een speciale eenheid die punten werd genoemd. Hierdoor konden ze een specifiek aantal punten toekennen voor elk gewogen vertaald woord en voor elk gewerkt uur.
Het XTRF-ondersteuningsteam ontwikkelde een aangepaste kolom die het aantal punten berekent dat een leverancier in een bepaalde maand heeft behaald. Dit maakte het mogelijk om de punten in elke gewenste weergave weer te geven, terwijl het systeem alle noodzakelijke berekeningen afhandelde.
Met deze oplossing creëerde het bedrijf een betrouwbaar systeem voor het belonen van interne vertalers op basis van efficiëntie en klanttevredenheid.
De interne werkprocedures werden ook aangepast om ervoor te zorgen dat kwaliteit de hoogste prioriteit bleef houden. Projectmanagers werden geïnstrueerd om extra uren toe te wijzen voor complexere projecten die extra tijd nodig hadden voor voorbereiding en uitvoering, om te voorkomen dat kwantiteit zwaarder woog dan kwaliteit.
Daarnaast konden vertalers extra punten verdienen wanneer ze lof ontvingen van een klant, waardoor hoge prestaties en betrokkenheid verder werden gemotiveerd.
Nu hebben we een systeem om onze interne vertalers te belonen voor hun werk op basis van efficiëntie en klanttevredenheid.
- Vanja Keindl en Luciano Lykkebo, VERBA
Een belangrijk voordeel van XTRF was dat het bedrijf een onbeperkt aantal leveranciers kon registreren zonder extra licenties te betalen. In het begin was dit een uitdaging, omdat sommige leveranciers geen toegang hadden tot alle rapporten. Het XTRF support team heeft dit probleem opgelost.
Voor interne leveranciers zonder Home Portal licenties waren er geen rapporten of weergaven direct beschikbaar. Om dit te verhelpen, werden er dagelijks, wekelijks of maandelijks aangepaste rapporten gegenereerd - afhankelijk van de voorkeur van het bedrijf - en naar de aangewezen gebruikers gestuurd. Deze rapporten konden handmatig of automatisch worden doorgestuurd naar een groep ontvangers buiten XTRF.
Rapporten werden ook geleverd als CSV-bijlagen, die het bedrijf gebruikte voor aanvullende business intelligence-analyse en rapportage. Dit zorgde ervoor dat de interne vertalers regelmatig op de hoogte werden gehouden van hun prestaties en prestaties.
Daarnaast implementeerde het bedrijf een speciaal mentorsysteem op de werkplek ter ondersteuning van kwaliteitsborging en training van vertalers, waardoor de prestaties en professionele ontwikkeling verder werden verbeterd.
Hulpmiddelen voor softwarelokalisatieteams
Bekijk hoe XTRF vertaalprojecten op snelheid houdt
Ontdek XTRF met een gratis proefversie om uw lokalisatieworkflow te optimaliseren, of boek een demo om te zien hoe het in uw projectmanagementomgeving past.