Comment VERBA a utilisé le suivi des performances pour motiver les traducteurs et augmenter leur productivité.
Accroître l'engagement des équipes grâce à des performances mesurables
VERBA a dû relever le défi de motiver ses traducteurs internes salariés tout en maintenant un haut niveau de qualité et d'efficacité. Pour soutenir les préférences de travail à distance et récompenser équitablement la productivité, l'entreprise a adopté le système analytique de XTRF pour suivre le rendement plutôt que les heures. Grâce à des rapports personnalisés et à un modèle de récompense basé sur des points, VERBA peut maintenant encourager les meilleures performances, stimuler la productivité et maintenir la satisfaction des clients tout à la fois.
Etude de cas
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APERÇU DU CLIENT
À propos de VERBA
VERBA CENTAR est une société de traduction croate. Elle est composée d'une équipe de traducteurs, de réviseurs, d'éditeurs linguistiques, d'interprètes judiciaires agréés et de gestionnaires de projets de traduction, qui offrent aux particuliers et aux entreprises des services linguistiques de haute qualité, spécialisés dans les langues slaves du Sud, à partir de son bureau de Zagreb, en Croatie. Elle est membre du groupe VERBA qui possède également une succursale à Christiansfeld, au Danemark.
Le défi
Pour répondre aux exigences strictes des normes ISO 9001:2015 et ISO 17100:2015, ainsi qu'aux attentes des clients en matière de qualité, d'expertise, de fiabilité et de rapidité de service, l'entreprise employait 20 traducteurs en interne. Bien que l'équipe fournisse constamment des traductions de haute qualité, l'un des défis de l'entreprise depuis sa création en 1998 était de trouver un moyen efficace de renforcer la motivation des employés. L'idée maîtresse était d'introduire un système de récompense et de reconnaissance qui encouragerait les traducteurs internes à augmenter leur productivité sans compromettre la qualité.
Pour soutenir cette initiative, l'entreprise a recherché une solution logicielle qui permettrait à la direction et au personnel de mesurer les performances avec précision et objectivité. Ce système devait permettre aux employés percevant un salaire mensuel fixe d'être récompensés équitablement pour des résultats supérieurs à la moyenne, créant ainsi une structure qui encourageait une plus grande efficacité tout en maintenant des normes élevées.
Les traducteurs internes peuvent être coûteux, mais ils peuvent aussi être une ressource rentable qui favorise la croissance et le développement de l'entreprise. L'utilisation d'un système de motivation intelligent fait la différence pour nous.
- L'équipe VERBA
L'entreprise a exploré plusieurs solutions logicielles, mais chacune d'entre elles manquait de fonctionnalités clés qui ne pouvaient pas être mises en œuvre pour répondre à leurs besoins. En 2017, ils ont commencé à développer leur propre système de gestion de projets de traduction. Cependant, après un an, l'effort a été interrompu parce que le développement interne ne pouvait pas suivre le rythme des changements rapides et des demandes évolutives de l'entreprise.
Nous avions besoin d'une solution logicielle et d'un système qui permettraient à la fois à la direction et aux travailleurs de mesurer de manière fiable et objective les résultats du travail, de sorte que les employés qui reçoivent un salaire mensuel fixe puissent également être récompensés pour des résultats supérieurs à la moyenne et donc motivés pour travailler plus efficacement.
- Vanja Keindl et Luciano Lykkebo, VERBA
Pourquoi XTRF by XTM ?
L'entreprise a évalué plusieurs solutions logicielles complètes et bien connues, conçues pour la gestion de projets de traduction, l'établissement de rapports, la gestion de la relation client (CRM) et les opérations financières.
La plupart de ces systèmes mesuraient l'efficacité des employés en se basant principalement sur les heures travaillées. Cependant, l'entreprise souhaitait donner à ses employés la possibilité de travailler à distance et à partir de l'endroit de leur choix. C'est pourquoi elle avait besoin d'un système qui mesure les résultats plutôt que le temps consacré aux tâches.
Nous voulions donner à nos employés la possibilité de travailler à domicile et dans d'autres lieux, selon leurs préférences. C'est pourquoi nous devions mesurer les résultats et non le temps passé au travail.
- Vanja Keindl et Luciano Lykkebo, VERBA
La solution
L'entreprise a choisi XTRF, qui a relevé tous ses défis et a répondu au besoin de mesurer l'efficacité des traducteurs internes tout en permettant un système de récompense axé sur les résultats.
XTRF offrait plusieurs fonctionnalités clés :
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Téléchargement d'analyses provenant de divers outils de TAO afin de déterminer le nombre de mots pondérés pour les tâches de chaque traducteur.
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Rapports sur le nombre de mots pondérés traduits ou sur le nombre d'heures consacrées aux différentes tâches linguistiques, telles que l'assurance qualité, la relecture, les vérifications PDF et l'assurance qualité finale.
Comme les rapports comportaient deux unités de mesure - les mots et les heures -, l'entreprise a introduit une unité spéciale appelée points. Cela lui a permis d'attribuer un nombre spécifique de points pour chaque mot pondéré traduit et pour chaque heure travaillée.
L'équipe de soutien de la XTRF a développé une colonne personnalisée qui calcule le nombre de points qu'un fournisseur atteint au cours d'un mois donné. Cela a permis d'afficher les points dans n'importe quelle vue préférée tout en laissant le système gérer tous les calculs nécessaires.
Grâce à cette solution, l'entreprise a mis en place un système fiable pour récompenser les traducteurs internes en fonction de leur efficacité et de la satisfaction des clients.
Les procédures de travail internes ont également été adaptées pour garantir que la qualité reste la priorité absolue. Les chefs de projet ont reçu pour instruction d'attribuer des heures supplémentaires aux projets plus complexes qui nécessitent plus de temps de préparation et d'exécution, afin d'éviter que la quantité ne l'emporte sur la qualité.
En outre, les traducteurs pouvaient gagner des points supplémentaires chaque fois qu'ils recevaient des éloges d'un client, ce qui les incitait à être plus performants et à s'engager davantage.
Nous disposons désormais d'un système permettant de récompenser nos traducteurs internes pour leur travail en fonction de leur efficacité et de la satisfaction des clients.
- Vanja Keindl et Luciano Lykkebo, VERBA
L'un des principaux avantages de XTRF est que l'entreprise peut enregistrer un nombre illimité de fournisseurs sans avoir à payer de licences supplémentaires. Au départ, cela représentait un défi, car certains fournisseurs n'avaient pas accès à tous les rapports. L'équipe d'assistance du XTRF a résolu ce problème.
Pour les vendeurs internes qui n'avaient pas de licence Home Portal, il n'y avait pas de rapports ou de vues directement disponibles pour eux. Pour remédier à ce problème, des rapports personnalisés ont été générés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement - selon les préférences de l'entreprise - et envoyés aux utilisateurs désignés. Ces rapports pouvaient ensuite être transmis manuellement ou automatiquement à n'importe quel groupe de destinataires en dehors de XTRF.
Les rapports étaient également fournis sous forme de pièces jointes CSV, que l'entreprise utilisait pour des analyses et des rapports de veille stratégique supplémentaires. Les traducteurs internes ont ainsi été régulièrement informés de leurs performances et de leurs réalisations.
En outre, l'entreprise a mis en place un système de mentorat sur le lieu de travail pour soutenir l'assurance qualité et la formation des traducteurs, ce qui a permis d'améliorer les performances et le développement professionnel.
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