Vertaalactiviteiten optimaliseren met flexibel workflowbeheer
Voor The Translation Team was voor het beheren van honderden vertaalprojecten voor snelle, flexibele klanten een platform nodig dat zich kon aanpassen aan complexe en veranderende workflows. Door XTRF te implementeren, automatiseerde het team routinetaken, verbeterde het de zichtbaarheid van projecten en leveranciers en creëerde het aangepaste workflowsjablonen om te voldoen aan de verschillende behoeften van de klant, waardoor projecten sneller konden worden voltooid, er nauwkeuriger kon worden geleverd en de administratieve overhead kon worden verminderd.
Praktijkvoorbeeld
Hoe het vertaalteam overstapte van spreadsheets naar gestroomlijnde, schaalbare workflows.
Probeer XTRF gratis uit
Meer projecten afhandelen, marges beschermen en snel leveren.
Over het vertaalteam
The Translation Team, LLC is een in de VS gevestigde, gecertificeerde taaldienstverlener die eigendom is van vrouwen en minderheden, opgericht in 2014 en gevestigd in Chandler, Arizona. Het bedrijf is gespecialiseerd in Engels-Spaanse vertaal- en lokalisatiediensten op maat van de Amerikaanse Spaanstalige markt en helpt organisaties om te communiceren met een Latino-publiek in verschillende sectoren.
Het team levert een reeks taaloplossingen - waaronder vertalen, redigeren, proeflezen, ondertitelen en taaladvies - met diepgaande culturele en vakinhoudelijke expertise. Ze richten zich op het produceren van cultureel relevante, boeiende Spaanse content die aanslaat bij Latijns-Amerikaanse gemeenschappen in sectoren als marketing & reclame, onderwijs, gezondheidszorg en IT.
Branche: Lokalisatie en vertaling
Opgericht: 2014
De uitdaging
In de beginjaren vertrouwde The Translation Team op e-mail, cloudopslag en spreadsheets om projecten te beheren.
"Ja, je raadt het al. Spreadsheets waren - en zijn dat in sommige gevallen nog steeds - onze backoffice," gaven ze toe.
Voor elke projectaanvraag moest uitgebreide informatie in kolommen worden ingevoerd om te voorkomen dat er details ontbraken. Naarmate de organisatie groeide en klanten snellere leveringen van hoge kwaliteit eisten, had het oude systeem moeite om bij te blijven. Handmatige processen voor inkooporders, facturatie en het bijhouden van taken vertraagden workflows en maakten schaalvergroting moeilijk.
Waarom XTRF van XTM
Klanten gaven de aanzet
Het Translation Team stelt de klant centraal en ontwerpt alle processen om maximale waarde te leveren. Het bedrijf werkt met snelle, flexibele bedrijven die bijna elke dag dringende vertaalaanvragen versturen.
Deze veeleisende klanten eisen zowel topkwaliteit als een snelle doorlooptijd. Om aan deze verwachtingen te voldoen, had de organisatie een tool nodig die de productiviteit kon verhogen.
Het subsysteem Smart Projects van XTRF voorzag in deze behoefte. Dankzij getriggerde e-mailmeldingen en geautomatiseerde workflows kunnen projectmanagers zich richten op wat het belangrijkst is - het ondersteunen van klanten en vertalers. De tijd die voorheen werd besteed aan handmatige communicatie en tracering is drastisch verminderd.
Is factureren zo eenvoudig?
Spreadsheets waren al een uitdaging, maar facturering bleek nog veeleisender. Het afhandelen van honderden projecten was complex, vooral wanneer individuele projecten verschillende factureringsvereisten hadden voor meerdere klantorganisaties.
Het handmatig genereren en verifiëren van inkooporders betekende een extra belasting. Aan het einde van elke maand waren projectmanagers meer dan drie uur bezig met het handmatig controleren van inkooporders.
Met de introductie van XTRF's inkooporderautomatisering, die inkooporders verstuurde zodra verkopers een opdracht accepteerden, en geautomatiseerde factuuroverzichten die maandelijks werden uitgegeven, werd het betaalproces voor verkopers teruggebracht tot minder dan 15 minuten.
Door deze verbetering kwam er tijd vrij die voorheen opging aan administratieve taken, waardoor het team zich kon richten op het versterken van processen en klantenservice. De facturatie, die vroeger bijna tien uur per maand in beslag nam, werd teruggebracht tot slechts een paar uur.
Hoe zit het met de naleving van cyberwetgeving?
In de huidige verbonden wereld zijn kleine bedrijven zoals The Translation Team ook potentiële doelwitten voor cybercriminaliteit, waardoor gegevensbeveiliging een topprioriteit is. De organisatie zocht actief naar oplossingen om de integriteit en vertrouwelijkheid van zowel klant- als leveranciersinformatie te beschermen.
XTRF, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2013, bood een veilig platform met geïmplementeerde risicobeoordelingen, beheersystemen voor informatiebeveiliging en robuuste beveiligingsprotocollen in de hele organisatie. De dataservers werden beschermd door ESET en regelmatig onderworpen aan penetratietests om ervoor te zorgen dat de infrastructuur veilig en veerkrachtig bleef tegen bedreigingen.
Aangepaste workflows voor alle gelegenheden
Er was geen standaardaanpak voor het beheren van projecten van meerdere klanten. Elke klant had specifieke eisen die moesten worden aangepakt via aangepaste projectworkflows.
XTRF stelde Het Vertaalteam in staat om workflowsjablonen te maken die hergebruikt konden worden voor nieuwe projecten. Na verloop van tijd stelde het team een uitgebreide bibliotheek met sjablonen samen die een breed scala aan klantscenario's bestreken, waardoor het opzetten en voorbereiden van projecten aanzienlijk versneld werd. Voorheen werd al dit werk per project handmatig via e-mail uitgevoerd.
Transparante relaties met leveranciers
In het verleden werden inkooporders aan het eind van elke maand uitgegeven, zodat leveranciers de totalen konden controleren voordat ze hun facturen indienden.
Met XTRF werden inkooporders automatisch verzonden zodra een leverancier een projectofferte accepteerde. Deze verandering verminderde niet alleen de handmatige administratieve taken, maar verbeterde ook de transparantie, waardoor leveranciers een duidelijk en gedetailleerd beeld kregen van de totale vergoeding voor elk project.
Het Textinnova Team, zegt:
"Bovendien is het fantastisch om een speciaal leveranciersportaal als onderdeel van de formule te hebben. Het stelt leveranciers in staat om bij te houden aan welke opdrachten ze hebben gewerkt, om de betaalstatus bij te houden, om te zien of er een vacature rondzwerft, of om simpelweg hun achtergrondinformatie bij te werken zodat deze hun nieuwe vaardigheden, kennis en/of certificeringen laat zien."
- Joshua Velásquez, Projectmanager Vertaling, TTT
De knikjes eruit halen
Projecten bij The Translation Team hadden vaak een langere levenscyclus, omdat er meerdere iteraties nodig waren om tegemoet te komen aan de agile workflows van klanten. Sommige projecten omvatten vier of vijf TEP-cycli voor één opdracht.
Binnen XTRF werden projecten beheerd als taken, die elk bestonden uit verschillende fasen die jobs werden genoemd. Omdat XTRF werkt met een waterval-achtig projectmanagementsysteem - van begin tot eind voor het afsluiten - was er een workaround nodig om te voorkomen dat taken voortijdig werden afgesloten. Zelfs na het bereiken van de laatste taak moesten taken soms later op dezelfde dag opnieuw worden geopend om extra fasen op te nemen.
Om dit aan te pakken, creëerde het team extra taaktypes die overeenkwamen met het aantal TEP-rondes. Een project met twee rondes zou bijvoorbeeld taaktypes bevatten met het label R2 Vertaling, R2 Bewerken, R2 Proeflezen, enzovoort. Sjablonen werden gegenereerd met behulp van de standaard workflow, terwijl deze aangepaste taaktypes naar behoefte konden worden toegevoegd.
Hoewel deze oplossing af en toe wrijving veroorzaakte op drukke dagen, stelde het het team in staat om iteratieve processen toe te passen en controle te houden over complexe projecten met meerdere rondes, met mogelijkheden voor verdere aanpassingen in de toekomst.
Samen zijn we sterker
Technologie is nooit helemaal vrij van bugs, en een uitgebreid platform als XTRF vereiste regelmatig onderhoud en updates. Het vertaalteam constateerde dat de responstijden consistent bevredigend waren en dat de ondersteuningskanalen open bleven, zodat eventuele problemen direct konden worden opgelost.
"Een van de sterkste punten van XTRF is hun JIRA helpdesk voor het melden van fouten en bugs. Op het gebied van community hebben ze een User Echo forum waar je suggesties en een wensenlijst kunt plaatsen en waar je tips en trucs kunt delen. Onze ervaring met beide platforms is fantastisch. We hebben geleerd van de ervaringen van andere gebruikers en hebben kleine bugs gerapporteerd die in latere releases zijn opgelost.
- Joshua Velásquez, Projectmanager Vertaling, TTT
Samenwerking over continenten heen
Hoewel Krakau en Huntington Beach, CA meer dan 10.000 kilometer van elkaar verwijderd zijn, werkte The Translation Team nauw samen met het Customer Success-team van XTRF. Zij begeleidden het team bij de basisprincipes van het beheersysteem voor vertaalprojecten, de mogelijkheden voor aanpassingen en het oplossen van problemen.
Het team begon aanvankelijk met XTRF Academy om vertrouwd te raken met het platform, met als doel een "zelf-implementatie" aanpak, maar realiseerde zich al snel dat een toegewijd teamlid nodig was om de implementatie te overzien. Het proces vereiste meer dan alleen het bekijken van instructievideo's en het aanpassen van instellingen; het omvatte voortdurende communicatie met XTRF en zorgvuldige aanpassingen om aan de behoeften van zowel het team als hun klanten te voldoen.
Er werden stapsgewijze trainingshandleidingen en instructievideo's gemaakt voor het projectmanagementteam en de leveranciers, waarin de aangepaste workflows en functies werden behandeld. Eind december 2019 vond een soft launch plaats, waarna het volledige systeem vanaf 1 januari 2020 operationeel was. Er werden ook interne handboeken ontwikkeld, één voor projectmanagers en één voor leveranciers, ter ondersteuning van training en toekomstige referentie.
Volledige acceptatie aan de kant van de leveranciers was cruciaal en dit werd bereikt door de gebruiksvriendelijke interface van XTRF in combinatie met het op maat gemaakte referentiemateriaal. Het vertaalteam gaf aan zeer tevreden te zijn over de ondersteuning van XTRF en keek ernaar uit om de samenwerking voort te zetten en de workflows verder te verbeteren.
Hulpmiddelen voor softwarelokalisatieteams
Bekijk hoe XTRF vertaalprojecten op snelheid houdt
Ontdek XTRF met een gratis proefversie om uw lokalisatieworkflow te optimaliseren, of boek een demo om te zien hoe het in uw projectmanagementomgeving past.