Optimiser les opérations de traduction grâce à une gestion flexible des flux de travail
Pour The Translation Team, la gestion de centaines de projets de traduction pour des clients dynamiques et agiles nécessitait une plateforme capable de s'adapter à des flux de travail complexes et évolutifs. En mettant en œuvre XTRF, l'équipe a automatisé les tâches de routine, amélioré la visibilité des projets et des fournisseurs et créé des modèles de flux de travail personnalisés pour répondre aux différents besoins des clients, ce qui a permis d'accélérer l'achèvement des projets, d'améliorer la précision des livraisons et de réduire les frais généraux administratifs.
Étude de cas
Comment l'équipe de traduction est passée des feuilles de calcul à des flux de travail rationalisés et évolutifs.
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Traiter plus de projets, protéger les marges et livrer rapidement.
À propos de l'équipe de traduction
The Translation Team, LLC est un fournisseur de services linguistiques basé aux États-Unis, certifié par des femmes et des minorités, fondé en 2014 et dont le siège se trouve à Chandler, en Arizona. L'entreprise est spécialisée dans la traduction anglais-espagnol et les services de localisation adaptés au marché hispanique américain, aidant les organisations à communiquer avec les publics latinos dans tous les secteurs d'activité.
L'équipe propose une gamme de solutions linguistiques (traduction, révision, relecture, sous-titrage et conseil linguistique) avec une grande expertise culturelle et thématique. Elle se concentre sur la production d'un contenu espagnol culturellement pertinent et attrayant qui trouve un écho auprès des communautés hispaniques dans des secteurs tels que le marketing et la publicité, l'éducation, la santé et les technologies de l'information.
Secteur d'activité : Localisation et traduction
Date de création : 2014
Le défi
Au cours de ses premières années d'existence, l'équipe de traduction s'est appuyée sur le courrier électronique, le stockage sur le cloud et les feuilles de calcul pour gérer les projets.
"Oui, vous avez deviné. Les feuilles de calcul étaient - et sont encore dans certains cas - notre back-office", ont-ils admis.
Chaque demande de projet nécessitait la saisie d'informations détaillées dans plusieurs colonnes afin d'éviter les détails manquants. Au fur et à mesure que l'organisation se développait et que les clients exigeaient des livraisons plus rapides et de meilleure qualité, l'ancien système a eu du mal à suivre. Les processus manuels pour les bons de commande, la facturation et le suivi des tâches ralentissaient les flux de travail et rendaient l'évolution difficile.
Pourquoi XTRF by XTM
Les clients ont donné l'impulsion
L'équipe de traduction est centrée sur le client et conçoit tous les processus pour offrir une valeur maximale. La société travaille avec des entreprises agiles au rythme rapide qui envoient des demandes de traduction urgentes presque tous les jours.
Ces clients exigeants demandent à la fois une qualité irréprochable et un délai d'exécution rapide. Pour répondre à ces attentes, l'organisation avait besoin d'un outil capable d'augmenter la productivité.
Le sous-système Smart Projects de XTRF a répondu à ce besoin. Grâce aux notifications par courriel et aux flux de travail automatisés, les gestionnaires de projet peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus : soutenir les clients et les traducteurs. Le temps auparavant consacré aux communications manuelles et au suivi a été considérablement réduit.
La facturation est-elle si simple ?
Les feuilles de calcul représentaient déjà un défi, mais la facturation s'est avérée encore plus exigeante. La gestion de plusieurs centaines de projets était complexe, en particulier lorsque les projets individuels comportaient des exigences de facturation différentes pour plusieurs organisations clientes.
La génération et la vérification manuelles des bons de commande ajoutaient encore à la difficulté. À la fin de chaque mois, les chefs de projet passaient plus de trois heures à vérifier manuellement les bons de commande des fournisseurs.
Avec l'introduction de l'automatisation des bons de commande de XTRF - qui envoie des bons de commande dès que les fournisseurs acceptent des offres d'emploi - et des relevés de factures automatisés émis mensuellement, le processus de paiement des fournisseurs a été réduit à moins de 15 minutes.
Cette amélioration a libéré du temps qui était auparavant consacré à des tâches administratives, ce qui a permis à l'équipe de se concentrer sur le renforcement des processus et des services aux clients. La facturation, qui prenait auparavant près de dix heures par mois, a été ramenée à quelques heures seulement.
Qu'en est-il de la conformité en matière de cybersécurité ?
Dans le monde connecté d'aujourd'hui, les petites entreprises comme The Translation Team sont également des cibles potentielles pour la cybercriminalité, ce qui fait de la sécurité des données une priorité absolue. L'organisation a cherché activement des solutions pour protéger l'intégrité et la confidentialité des informations des clients et des fournisseurs.
XTRF, certifié ISO/IEC 27001:2013, a fourni une plateforme sécurisée avec des évaluations de risques mises en œuvre, des systèmes de gestion de la sécurité de l'information et des protocoles de sécurité robustes dans l'ensemble de l'organisation. Ses serveurs de données ont été protégés par ESET et régulièrement soumis à des tests de pénétration pour garantir que l'infrastructure reste sécurisée et résiliente face aux menaces.
Des flux de travail personnalisés pour toutes les occasions
Il n'existait pas d'approche unique pour gérer les projets de plusieurs clients. Chaque client avait des exigences spécifiques qui devaient être prises en compte par des flux de travail personnalisés.
XTRF a permis à l'équipe de traduction de créer des modèles de flux de travail qui pouvaient être réutilisés pour de nouveaux projets. Au fil du temps, l'équipe a compilé une bibliothèque complète de modèles couvrant un large éventail de scénarios de clients, ce qui a permis d'accélérer considérablement la configuration et la préparation des projets. Auparavant, tout ce travail était effectué manuellement, projet par projet, par courrier électronique.
Des relations transparentes avec les fournisseurs
Auparavant, les bons de commande étaient émis à la fin de chaque mois, ce qui permettait aux fournisseurs de vérifier les totaux avant de soumettre leurs factures.
Avec XTRF, les bons de commande sont envoyés automatiquement dès qu'un fournisseur accepte une offre de projet. Ce changement a non seulement permis de réduire les tâches administratives manuelles, mais aussi d'améliorer la transparence, en donnant aux vendeurs une vision claire et détaillée du montant total des honoraires pour chaque projet.
L'équipe de Textinnova a déclaré :
"De plus, le fait de disposer d'un portail dédié aux vendeurs dans le cadre de la formule est fantastique. Il permet aux vendeurs de garder une trace des travaux sur lesquels ils ont travaillé, de suivre l'état des paiements, de voir s'il y a une offre d'emploi qui circule, ou simplement de mettre à jour leurs informations de base afin de mettre en valeur leurs nouvelles compétences, connaissances et/ou certifications."
- Joshua Velásquez, gestionnaire de projets de traduction, TTT
Aplanir les difficultés
Les projets de The Translation Team avaient souvent des cycles de vie plus longs, car ils nécessitaient de multiples itérations pour s'adapter aux flux de travail agiles des clients. Certains projets nécessitaient jusqu'à quatre ou cinq cycles TEP pour une seule mission.
Au sein de la XTRF, les projets étaient gérés comme des tâches, chacune comprenant plusieurs étapes appelées travaux. Étant donné que le XTRF fonctionne sur un système de gestion de projet de type "cascade" - progressant du début à la fin avant de se terminer - une solution de contournement a été nécessaire pour empêcher les tâches de se terminer prématurément. Même après avoir atteint le dernier travail, les tâches devaient parfois être rouvertes plus tard dans la journée pour inclure des étapes supplémentaires.
Pour remédier à ce problème, l'équipe a créé des types de tâches supplémentaires correspondant au nombre de cycles du PET. Par exemple, un projet comportant deux étapes comprendrait des types de tâches intitulées R2 Traduction, R2 Révision, R2 Relecture, etc. Les modèles ont été générés à l'aide du flux de travail standard, tandis que ces types de tâches personnalisées ont pu être ajoutés à la volée en fonction des besoins.
Bien que cette solution ait parfois créé des frictions les jours de grande affluence, elle a permis à l'équipe de s'adapter aux processus itératifs et de garder le contrôle sur des projets complexes à plusieurs tours, avec la possibilité de les personnaliser davantage à l'avenir.
Ensemble, nous sommes plus forts
La technologie n'est jamais totalement exempte de bogues, et une plateforme complète comme XTRF nécessite une maintenance et des mises à jour régulières. L'équipe de traduction a constaté que les délais de réponse étaient toujours satisfaisants et que les canaux d'assistance restaient ouverts, ce qui permettait de traiter rapidement tout problème.
"L'un des points forts de XTRF est son service d'assistance JIRA pour le signalement des erreurs et des bogues. En termes de communauté, ils ont un forum User Echo où vous pouvez poster des suggestions, des caractéristiques, une liste de souhaits, et un endroit pour partager des conseils et des astuces. Notre expérience a été fantastique avec les deux plateformes. Nous avons tiré des enseignements de l'expérience d'autres utilisateurs et signalé des bogues mineurs qui ont été corrigés dans les versions suivantes"
- Joshua Velásquez, chef de projet traduction, TTT
Collaboration entre les continents
Bien que Cracovie et Huntington Beach, CA soient séparés par plus de 10 000 kilomètres, The Translation Team a collaboré étroitement avec l'équipe Customer Success de XTRF. Ils ont guidé l'équipe à travers les bases du système de gestion de projets de traduction, les possibilités de personnalisation et le dépannage.
L'équipe a d'abord commencé par l'Académie XTRF pour se familiariser avec la plateforme, en visant une approche d'"auto-implémentation", mais elle a vite réalisé qu'un membre de l'équipe dédié était nécessaire pour superviser l'implémentation. Le processus ne se limitait pas à regarder des vidéos tutorielles et à ajuster les paramètres ; il impliquait une communication continue avec XTRF et une personnalisation minutieuse pour répondre aux besoins de l'équipe et de ses clients.
Des manuels de formation étape par étape et des vidéos d'instruction ont été créés pour l'équipe de gestion de projet et les vendeurs, couvrant les flux de travail et les fonctionnalités personnalisés. Un lancement en douceur a eu lieu fin décembre 2019, le système complet étant opérationnel à partir du 1er janvier 2020. Des manuels internes ont également été élaborés, l'un pour les gestionnaires de projet et l'autre pour les fournisseurs, afin de soutenir la formation et les références futures.
Il était essentiel que les fournisseurs adoptent pleinement le système, ce qui a été fait grâce à l'interface conviviale de XTRF et aux documents de référence adaptés. L'équipe de traduction s'est déclarée très satisfaite du soutien reçu de la part de XTRF et s'est réjouie de poursuivre sa collaboration et d'améliorer encore les flux de travail.
Ressources pour les équipes de localisation de logiciels
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