Snellere, soepelere vertaalworkflows zonder extra gedoe
Naarmate de projecten complexer werden, had Comunica moeite om het oude systeem bij te houden. Door XTRF te implementeren, automatiseerde het team terugkerende taken, integreerde het naadloos met CAT-tools en kreeg het volledige zicht op het project, waardoor snellere, nauwkeurigere vertalingen mogelijk werden zonder extra werkbelasting.
Praktijkvoorbeeld
Hoe Comunica vertaalprojecten stroomlijnde zonder de levering te vertragen.
Probeer XTRF gratis uit
Meer projecten afhandelen, marges beschermen en snel leveren.
Over Comunica
Comunica Translations is een boutique vertaalbureau dat Scandinavische expertise combineert met een persoonlijke en menselijke benadering om klanten te helpen de hoogten van Scandinavië en ver daarbuiten te bereiken.
Sector: Lokalisatie en vertaling
Opgericht: 2007
"12 jaar lang gebruikten we een eigen systeem voor al het projectbeheer bij vertalingen. Hoewel onze software oorspronkelijk voor ons op maat was gemaakt, voldeed deze niet langer. We realiseerden ons dat we een TMS-implementatie moesten onderzoeken die innovatie, automatisering en flexibiliteit bood."
De uitdaging
Een verouderd TMS
Onze software was verouderd. Onze behoeften waren veranderd sinds de bouw - we waren gegroeid van een klein bedrijf met slechts een handvol klanten naar een wereldwijde LSP die werkt met veel eindklanten en meerdere meertalige dienstverleners (MLSP's). De CAT-tools en processen die we nu gebruiken zijn ook veel gevarieerder en complexer dan in onze begindagen.
Om aan onze veranderende behoeften te voldoen, hebben we veel functies aan het systeem toegevoegd. Maar elke verandering moest worden geprogrammeerd. Dit betekende dat de onderliggende code een dicht oerwoud werd waar zelfs een professionele programmeur niet meer doorheen kon navigeren. Het systeem raakte ook overbelast, werd trager en inefficiënter. En de tijd van onze IT Manager werd gemonopoliseerd door dit werk, waardoor er weinig tijd overbleef om andere IT-problemen op te lossen.
We wisten dat het tijd was om over te stappen op een meer innovatief en geautomatiseerd alternatief voor projectbeheer in vertaling. Om het juiste TMS te kiezen, begonnen we met het opstellen van een lange lijst van al onze vereisten. Daarna onderzochten we wat er op de markt was en probeerden we een paar verschillende systemen uit. Onze prioriteiten waren:
-
Automatisering
We wilden een TMS dat integreerde met memoQ en automatisch CAT-analysebestanden uploadde en deze gebruikte om PO's en facturen te berekenen. We wilden ook automatisch linguïsten aan projecten kunnen toewijzen.
-
Financiële rapportage
We waren op zoek naar nauwkeurige en gedetailleerde rapporten met winstmarge, inkomsten per klant, projectmanager en project.
-
Cloudgebaseerd met flexibele licenties
Onze projectmanagers werken vaak vanuit huis, dus een cloud-gebaseerd systeem was een absolute must. We werken ook met enkele assistent-projectmanagers op ad-hocbasis en hebben andere teamleden die de tool niet regelmatig hoeven te gebruiken. We wilden dus een flexibele licentieregeling die ervoor zorgde dat we niet meer betaalden dan we nodig hadden.
Waarom Rigi van XTM
Op zoek naar automatisering en flexibiliteit
We hebben verschillende systemen getest. Het werd al snel duidelijk dat XTRF de functies en mogelijkheden bood die we zochten en aan al onze criteria voldeed. XTRF stelt ons in staat om
-
projectbeheer automatiseren en stroomlijnen, waarbij woordaantallen en margeberekeningen automatisch aan elk project worden toegevoegd
-
volledig integreren met memoQ, wat betekent dat we het project maar op één plek hoeven in te stellen
-
meer inzicht krijgen in onze financiële situatie en belangrijkste bedrijfsgegevens met nauwkeurige en precieze rapportages
De oplossing
Op zijn plaats - naadloze implementatie
Het is altijd moeilijk om systemen te veranderen. Het duurt even om te wennen aan de manier waarop het nieuwe systeem is gestructureerd en hoe het werkt. Onze workflows, tariefprofielen, specialismen en meer waren nu helemaal anders opgezet en we moesten nieuwe manieren leren om dingen te doen. Bovendien brengt de overgang van een propriëtaire tool naar out-of-the-box software extra uitdagingen met zich mee - er zullen altijd enkele beperkingen zijn. De sleutel is om al deze veranderingen met een open geest te benaderen.
Tijdens de implementatie kwamen we een paar functies van ons oude TMS tegen die geen deel uitmaakten van XTRF. Maar we namen contact op met het ontwikkelteam en zij wilden deze functies graag voor ons produceren en implementeren. Natuurlijk brengt dit extra kosten met zich mee, maar als het iets is waar je niet zonder kunt, dan is het een kleine prijs om te betalen. We zijn erg blij met de uitstekende service die we van het XTRF Support Team hebben ontvangen.
De kneepjes van het vak leren
We wilden onze medewerkers gemakkelijk laten wennen aan het nieuwe systeem. Dus bereidde onze IT-manager een volledig trainingsprogramma voor onze projectmanagers en interne vertalers voor. Ze volgden tutorials en deden oefeningen om te oefenen voordat het systeem in gebruik werd genomen. Daarnaast maakten we gebruik van XTRF Academy, het trainingsprogramma voor klanten van XTRF, dat ons hielp te begrijpen hoe het systeem werkte.
"We zijn erg blij met ons nieuwe TMS en we kijken ernaar uit om de voordelen van dit systeem in de loop van de tijd te zien. We verwachten dat XTRF ons efficiënter zal maken en het projectmanagement met wel 15% tot 20% zal verminderen.
Dankzij deze tijdsbesparing kunnen we meer tijd besteden aan een uitstekende klantenservice en ervoor zorgen dat we zelfs de kleinste details niet over het hoofd zien. Het betekent meer tijd om nieuwe zakelijke kansen op te volgen, leads te identificeren en te reageren op vragen van klanten. We denken dat het ons ook zal helpen aan de financiële kant van het bedrijf, omdat XTRF ons meer inzicht geeft in nuttige meetgegevens zoals winstmarges.
Uiteindelijk betekent dit nieuwe systeem minder stress en druk voor onze medewerkers, wat hen gelukkiger maakt. En gelukkigere medewerkers betekenen een hogere productiviteit."
-HetComunica Team
Hulpmiddelen voor lokalisatie- en vertaalteams
Zie hoe XTRF snellere, meer zichtbare vertaalworkflows mogelijk maakt
Ontdek XTRF met een gratis proefversie om uw lokalisatieworkflow te optimaliseren, of boek een demo om te zien hoe het in uw projectmanagementomgeving past.