Des flux de traduction plus rapides et plus fluides sans tracas supplémentaires
Alors que les projets devenaient de plus en plus complexes, l'ancien système de Comunica avait du mal à suivre. En mettant en œuvre XTRF, l'équipe a automatisé les tâches répétitives, s'est intégrée de manière transparente aux outils de TAO et a bénéficié d'une visibilité totale sur les projets, ce qui a permis d'obtenir des traductions plus rapides et plus précises sans ajouter de charge de travail supplémentaire.
Etude de cas
Comment Comunica a rationalisé les projets de traduction sans ralentir la livraison.
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Gérer plus de projets, protéger les marges et livrer rapidement.
À propos de Comunica
Comunica Translations est une agence de traduction spécialisée qui allie l'expertise nordique à une approche personnelle et humaine afin d'aider ses clients à atteindre les sommets des pays nordiques et bien au-delà.
Secteur d'activité : Localisation et traduction
Datede création : 2007
"Pendant 12 ans, nous avons utilisé un système propriétaire pour gérer tous les projets de traduction. Bien que conçu à l'origine pour nous, notre logiciel n'était plus à la hauteur. Nous avons réalisé que nous devions étudier la mise en œuvre d'un TMS qui offrait innovation, automatisation et flexibilité.
Le défi
Un TMS obsolète
Notre logiciel était devenu obsolète. Nos besoins avaient changé depuis sa création - nous étions passés d'une petite entreprise avec une poignée de clients à un prestataire de services linguistiques international travaillant avec de nombreux clients finaux et plusieurs prestataires de services multilingues (MLSP). La gamme d'outils et de processus de TAO que nous utilisons aujourd'hui est également beaucoup plus variée et complexe qu'elle ne l'était à nos débuts.
Pour tenter de répondre à l'évolution de nos besoins, nous avons ajouté de nombreuses fonctionnalités au système. Mais chaque changement devait être programmé. Le code sous-jacent devenait donc une jungle dense dans laquelle il était impossible de naviguer, même pour un programmeur professionnel. Il commençait également à être surchargé, devenant plus lent et inefficace. Et le temps de notre responsable informatique était monopolisé par ce travail, ce qui lui laissait peu de temps pour résoudre d'autres problèmes informatiques.
Nous savions que le moment était venu de passer à une alternative plus innovante et automatisée pour la gestion de projets de traduction. Pour choisir le bon TMS, nous avons commencé par dresser une longue liste de nos besoins. Nous avons ensuite étudié ce qui existait sur le marché et essayé plusieurs systèmes différents. Nos priorités étaient les suivantes
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Automatisation
Nous voulions un TMS qui s'intègre à memoQ et qui télécharge automatiquement les fichiers d'analyse CAT, les utilisant pour calculer les bons de commande et les factures. Nous voulions également pouvoir affecter automatiquement les linguistes aux projets.
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Rapports financiers
Nous recherchions des rapports précis et détaillés montrant la marge bénéficiaire, les revenus par client, chef de projet et projet.
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Basé sur l'informatique en nuage avec des licences flexibles
Nos chefs de projet travaillent souvent à domicile, c'est pourquoi un système basé sur le cloud était absolument indispensable. Nous travaillons également avec des assistants chefs de projet sur une base ad hoc et d'autres membres de l'équipe qui n'ont pas besoin d'utiliser l'outil régulièrement. Nous voulions donc un système de licence flexible qui nous permettrait de ne pas payer plus que ce dont nous avions besoin.
Pourquoi Rigi by XTM
Recherche d'automatisation et de flexibilité
Nous avons testé plusieurs systèmes différents. Il est vite devenu évident que XTRF offrait les caractéristiques et les fonctionnalités que nous recherchions et qu'il répondrait à tous nos critères. XTRF nous permet
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d'automatiser et de rationaliser la gestion des projets, les décomptes de mots et les calculs de marges étant automatiquement ajoutés à chaque projet
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une intégration complète avec memoQ, ce qui signifie que nous n'avons besoin de configurer le projet qu'à un seul endroit
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de mieux comprendre notre situation financière et nos principaux indicateurs commerciaux grâce à des rapports précis et exacts
La solution
Mise en place - implémentation transparente
Il est toujours difficile de changer de système. Il faut un certain temps pour s'habituer à la structure et au fonctionnement du nouveau système. Nos flux de travail, nos profils tarifaires, nos spécialités, etc. étaient désormais configurés de manière totalement différente, et nous avons dû apprendre de nouvelles façons de faire. De plus, passer d'un outil propriétaire à un logiciel prêt à l'emploi pose des défis supplémentaires - il y aura toujours des limitations. La clé est d'aborder tous ces changements avec un esprit ouvert.
Au cours de la mise en œuvre, nous avons découvert quelques fonctionnalités de notre ancien TMS qui ne faisaient pas partie du XTRF. Mais nous avons pris contact avec l'équipe de développement, qui a été ravie de produire et de mettre en œuvre ces fonctionnalités pour nous. Bien sûr, cela a un coût supplémentaire, mais si c'est quelque chose dont vous ne pouvez pas vous passer, c'est un petit prix à payer. Nous sommes très satisfaits de l'excellent service que nous avons reçu de l'équipe d'assistance XTRF.
Apprendre les ficelles du métier
Nous voulions faciliter l'intégration de notre personnel dans le nouveau système. Notre responsable informatique a donc préparé un programme de formation complet pour nos chefs de projet et nos traducteurs internes. Ils ont suivi des tutoriels et effectué des exercices conçus pour les aider à s'entraîner avant le lancement du système. De plus, nous avons utilisé l'Académie XTRF, le programme de formation conçu pour les clients de XTRF, qui nous a aidés à comprendre le fonctionnement du système.
"Nous sommes très enthousiastes à l'idée d'avoir mis en place notre nouveau TMS et nous sommes impatients de voir les avantages de ce système se manifester au fil du temps. Nous pensons que XTRF nous rendra plus efficaces et réduira la gestion des projets de 15 à 20 %.
Le temps ainsi gagné nous permettra de consacrer plus de temps à l'excellence du service à la clientèle et de nous assurer que nous ne manquons aucun détail, même le plus infime. Nous aurons plus de temps pour suivre les nouvelles opportunités commerciales, identifier les prospects et répondre aux demandes des clients. Nous pensons que cela nous aidera également sur le plan financier, XTRF nous donnant une plus grande visibilité sur des mesures utiles telles que les marges bénéficiaires.
En fin de compte, ce nouveau système signifie moins de stress et de pression pour notre personnel, ce qui le rend plus heureux. Et des employés plus heureux sont synonymes d'une meilleure productivité.
-L'équipe Comunica
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