Meer efficiëntie door geautomatiseerde vertaalworkflows
Naarmate Avantpage groeide, namen handmatige processen en complexe workflows kostbare tijd in beslag. XTRF hielp bij het automatiseren van terugkerende taken, het centraliseren van projectgegevens en het bieden van inzicht in elke projectfase, waardoor een snellere doorlooptijd, consistente resultaten en schaalbare activiteiten mogelijk werden.
Praktijkvoorbeeld
Hoe Avantpage haar operaties heeft gemoderniseerd om snellere, meer betrouwbare projecten op te leveren.
Probeer XTRF gratis uit
Meer projecten afhandelen, marges beschermen en snel leveren.
Over Avantpage
Avantpage is een missiegedreven taaldienstverlener die organisaties helpt effectief te communiceren over taal- en cultuurgrenzen heen. Het bedrijf is opgericht in 1996 en heeft bijna drie decennia ervaring in het ondersteunen van klanten in de gezondheidszorg, overheid, biowetenschappen en andere gereguleerde sectoren met hoogwaardige vertaal-, tolk-, lokalisatie- en toegankelijkheidsdiensten. Avantpage werkt in meer dan 150 talen en combineert geavanceerde technologie met deskundige linguïsten om cultureel passende, accurate taaloplossingen te leveren die de toegang tot essentiële diensten verbeteren voor een divers publiek, inclusief immigranten en gemeenschappen met beperkte Engelse taalvaardigheid.
Industrie: Lokalisatie en vertaling
Opgericht: 1996
Intro
Deze casestudy onderzoekt hoe het Californische vertaalbureau Avantpage weer controle kreeg over hun dagelijkse planningen door de implementatie van XTRF. Het geeft ook inzicht in de tijdbesparende strategieën van het bedrijf en benadrukt de tools die het meest effectief bleken voor hun werkzaamheden.
Waarom XTRF van XTM
Tijd is geld in taaldiensten
5% van het jaar van een fulltime werknemer.
Dat is wat we bij Avantpage hoopten te besparen door XTRF te gebruiken om hun vertaalproces te stroomlijnen.
"Toen de complexiteit van onze projecten begon toe te nemen, namen ook onze project management kosten toe. De tijd die ons team vroeger besteedde aan het direct met klanten oplossen van problemen, werd nu gereserveerd voor data-entry en andere repetitieve handmatige taken. Omdat deze trend zich niet doorzette, werd het al snel duidelijk dat we een softwareoplossing nodig hadden die tijd vrijmaakte voor activiteiten die inkomsten genereren en de bedrijfsefficiëntie verhoogde."
- Het Avantpage Team
Financiële automatisering betekent meer vrijheid
De macro integratie mogelijkheden van het platform hebben Avantpage naar verluidt alleen al op het gebied van facturatie maandelijks ongeveer een volledige dag bespaard. Door het automatisch importeren van gegevens uit het boekhoudsysteem, konden facturen met één enkele klik worden gegenereerd, waardoor de handmatige inspanning aanzienlijk werd verminderd.
"Aangezien de behoeften van onze klanten tegenwoordig sterk kunnen variëren, waarbij sommigen facturen per individueel project aanvragen, is het gebruik van macro's ook nuttig gebleken voor de organisatie. Bovendien heefthet automatiseren van het aanmaken van facturen ook het risico op menselijke fouten geminimaliseerd."
- Het Avantpage team
Kopiëren en plakken is verleden tijd (of toch bijna!)
Een andere functie die hielp om de processen bij Avantpage te verbeteren was het gebruik van slimme mappen. Deze tool stelde projectmanagers in staat om projecten automatisch aan te maken met behulp van voorgedefinieerde workflow templates.
Hoewel bepaalde projectspecifieke details soms nog handmatig moesten worden ingevoerd, elimineerde XTRF grotendeels de noodzaak van urenlang kopiëren en plakken van klantinstructies, wat een aanzienlijke tijdsbesparing en vermindering van repetitieve taken opleverde.
Aangepaste workflows voor alle gelegenheden
Er was geen standaardaanpak voor het beheren van projecten van meerdere klanten. Elke klant had specifieke eisen die via aangepaste projectworkflows behandeld moesten worden.
XTRF stelde Het Vertaalteam in staat om workflowsjablonen te maken die hergebruikt konden worden voor nieuwe projecten. Na verloop van tijd stelde het team een uitgebreide bibliotheek met sjablonen samen die een breed scala aan klantscenario's bestreken, waardoor het opzetten en voorbereiden van projecten aanzienlijk versneld werd. Voorheen werd al dit werk per project handmatig via e-mail uitgevoerd.
CAT-tools heersen
Een van de grootste tijdsbesparingen voor Avantpage was de XTM connector. Door hun favoriete CAT tool te integreren in XTRF, bespaarde het team naar verluidt meer dan tweeënzestig werkuren per maand. Daarnaast heeft deze integratie bijgedragen aan het verkorten van de doorlooptijden en het naleven van strakke project deadlines.
Het Avantapge team zei:
"We schatten dat we ongeveer 1.000 per jaar hebben bespaard of ongeveer 80 bespaarde uren per maand."
Deze verhoogde efficiëntie betekende niet dat het Avantpage team inactief werd. In plaats daarvan hebben de projectmanagers meer capaciteit gekregen om klanten persoonlijke ondersteuning te bieden en snel te reageren op vragen. Nu XTRF haar platform bijna wekelijks update, verwacht het team nog meer mogelijkheden om de tijd die besteed wordt aan routinematige taken te verminderen en de algehele efficiëntie van de workflow te verbeteren.
Hulpmiddelen voor softwarelokalisatieteams
Bekijk hoe XTRF vertaalprojecten op snelheid houdt
Ontdek XTRF met een gratis proefversie om uw lokalisatieworkflow te optimaliseren, of boek een demo om te zien hoe het in uw projectmanagementomgeving past.