Améliorer l'efficacité grâce à des flux de traduction automatisés
Au fur et à mesure de l'expansion d'Avantpage, les processus manuels et les flux de travail complexes prenaient du temps précieux à la gestion de projet. XTRF a permis d'automatiser les tâches répétitives, de centraliser les données des projets et de fournir une visibilité à chaque étape du projet, ce qui a permis d'accélérer les délais, d'obtenir des résultats cohérents et de rendre les opérations évolutives.
Étude de cas
Comment Avantpage a modernisé ses opérations pour réaliser des projets plus rapides et plus fiables.
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À propos d'Avantpage
Avantpage est un fournisseur de services linguistiques dont la mission est d'aider les organisations à communiquer efficacement au-delà des barrières linguistiques et culturelles. Fondée en 1996, l'entreprise a près de trente ans d'expérience dans le soutien aux clients des secteurs de la santé, du gouvernement, des sciences de la vie et d'autres secteurs réglementés, grâce à des services de traduction, d'interprétation, de localisation et d'accessibilité de haute qualité. Avantpage travaille dans plus de 150 langues, combinant une technologie avancée avec des linguistes experts pour fournir des solutions linguistiques culturellement appropriées et précises qui améliorent l'accès aux services essentiels pour divers publics, y compris les communautés d'immigrants et de personnes ayant un niveau d'anglais limité.
Secteur d'activité : Localisation et traduction
Fondée en 1996 1996
Introduction
Cette étude de cas explique comment l'agence de traduction californienne Avantpage a repris le contrôle de ses horaires quotidiens grâce à la mise en œuvre du XTRF. Elle donne également un aperçu des stratégies d'économie de temps de l'entreprise et met en évidence les outils qui se sont avérés les plus efficaces pour leurs opérations.
Pourquoi XTRF by XTM
Le temps, c'est de l'argent dans les services linguistiques
5 % de l'année d'un employé à temps plein.
C'est ce que Avantpage espérait économiser en utilisant XTRF pour rationaliser son processus de traduction.
"Au fur et à mesure que la complexité de nos projets augmentait, nos coûts de gestion de projet augmentaient également. Le temps que notre équipe passait auparavant à travailler directement avec les clients pour résoudre les problèmes était désormais réservé à la saisie de données et à d'autres tâches manuelles répétitives. Cette tendance n'étant pas près de s'inverser, il est vite devenu évident que nous devions mettre la main sur une solution logicielle capable de libérer du temps pour des activités génératrices de revenus et d'améliorer l'efficacité de l'entreprise."
- L'équipe d'Avantpage
L'automatisation financière est synonyme de plus de liberté
Les capacités de macro-intégration de la plateforme ont permis à Avantpage d'économiser environ une journée entière chaque mois, rien que pour la facturation. Grâce à l'importation automatique des données du système comptable, les factures peuvent être générées en un seul clic, ce qui réduit considérablement le travail manuel.
"Comme les besoins de nos clients peuvent varier considérablement de nos jours, certains demandant des factures pour chaque projet individuel, l'utilisation de macros s'est également avérée utile en termes d'organisation. De plus, l'automatisation de la création des factures a également permis de minimiser le risque d'erreur humaine."
- L'équipe d'Avantpage
Le copier-coller, c'est du passé (ou presque !)
L'utilisation de dossiers intelligents est une autre fonctionnalité qui a contribué à améliorer les processus chez Avantpage. Cet outil permet aux chefs de projet de créer automatiquement des projets à l'aide de modèles de flux de travail prédéfinis.
Bien que certains détails spécifiques au projet doivent encore parfois être saisis manuellement, XTRF a largement éliminé le besoin de passer des heures à copier et coller les instructions du client, ce qui a permis de gagner un temps considérable et de réduire les tâches répétitives.
Des flux de travail personnalisés pour toutes les occasions
Il n'existait pas d'approche unique pour gérer les projets de plusieurs clients. Chaque client avait des exigences spécifiques qui devaient être prises en compte par des flux de travail personnalisés.
XTRF a permis à l'équipe de traduction de créer des modèles de flux de travail qui pouvaient être réutilisés pour de nouveaux projets. Au fil du temps, l'équipe a compilé une bibliothèque complète de modèles couvrant un large éventail de scénarios de clients, ce qui a permis d'accélérer considérablement la configuration et la préparation des projets. Auparavant, tout ce travail était effectué manuellement, projet par projet, par courrier électronique.
Les outils de TAO font la loi
Le connecteur XTM a été l'un des éléments qui a permis à Avantpage de gagner le plus de temps. En intégrant leur outil de TAO préféré dans XTRF, l'équipe aurait économisé plus de 62 heures de travail par mois. En outre, cette intégration a permis de réduire les délais d'exécution et de respecter les délais serrés des projets.
L'équipe d'Avantapge a déclaré :
"Nous estimons avoir économisé environ 1 000 heures par an, soit environ 80 heures par mois.
Cette efficacité accrue ne signifie pas que l'équipe d'Avantpage est restée inactive. Au contraire, les chefs de projet ont gagné en capacité pour offrir aux clients un soutien personnalisé et répondre rapidement aux demandes. XTRF mettant à jour sa plateforme presque chaque semaine, l'équipe a anticipé d'autres possibilités de réduire le temps consacré aux tâches routinières et d'améliorer l'efficacité globale du flux de travail.
Ressources pour les équipes de localisation de logiciels
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