Vermenigvuldigen de vertaalprojecten zich sneller dan de bandbreedte van je team? Dan is het misschien tijd om versterking in te schakelen.
Nee, we hebben het niet over nieuw personeel. We hebben het over een beheersysteem voor vertaalprojecten.
In dit artikel lees je hoe je weet wanneer je vertaalprojectbeheersoftware nodig hebt. Je ontdekt welke tools er zijn en op welke functies je moet letten. Bovendien vind je richtlijnen voor het kiezen van de juiste oplossing voor jouw team.
Een beheersysteem voor vertaalprojecten is een gestructureerde manier om een vertaalproject van begin tot einde te organiseren en op te volgen.
Het systeem kan speciale software zijn (waarover later meer) of een aangepaste opstelling in een algemene projectmanagementtool. Het kan zelfs een goed georganiseerde combinatie van spreadsheets en gedeelde mappen zijn. Als je van dat soort dingen houdt.
Welke vorm het ook aanneemt, het wordt meestal beheerd door lokalisatieprojectmanagers. In plaats van te verdrinken in spreadsheets of e-mailtikkertje te spelen met een half dozijn mensen, heb je alle informatie die je nodig hebt op één plek.
Stel, je lanceert een product in zes talen. Je wordt bedolven onder e-mailketens, spookbestanden en 'final_final_v3'-nachtmerries. Enter vertaalprojectbeheer: de orde wordt hersteld met een duidelijke, traceerbare checklist. Vink aan.
Een systeem helpt je bij taken als:
Opmerking: een beheersysteem voor vertaalprojecten is iets anders dan een beheersysteem voor vertalingen (TMS).
Een TMS zoals XTM Cloud is specifieke software die zich richt op linguïstische taken zoals vertaalgeheugens en automatische vertalingen.
Denk aan woorden en zinnen, niet aan deadlines en facturen.
Een vertaalproject op zijn beloop laten werkt misschien wanneer je één taal en een paar documenten behandelt. Voeg daar echter meerdere markten of bestandstypen aan toe, en dan gaan projecten de mist in.
Stel je voor: je bent een nieuwe softwarefunctie aan het uitrollen over vijf nieuwe markten. Er is tekst voor de gebruikersinterface (UI) in de app plus helpdocumentatie, release notes, marketingteksten en juridische termen die perfect moeten zijn voor de lancering.
Zonder hulpmiddelen voor het beheer van vertaalprojecten kunnen dingen gemakkelijk in een spiraal terechtkomen. U kunt de verkeerde bestandsversie naar drie verschillende vertalers sturen. Of per ongeluk verouderde content goedkeuren waarin nog steeds de prijzen van vorig jaar worden genoemd.
Zoals Andreas Ljungström, Senior Manager of Solutions Architecture bij XTM, uitlegt:
"Vertalingen beheren is moeilijk omdat het een complexe dienst is. Er komen veel stappen bij kijken, veel belanghebbenden en er zijn veel bewegende delen."
Voor je het weet, ben je fouten aan het herstellen die je lancering hadden kunnen doen mislukken. Of erger nog, je in juridisch zwaar weer hebben gebracht.
Denk nu aan het beste scenario. Een projectmanagementsysteem voor vertalingen geeft je duidelijkheid en controle bij elke stap:
Vervolgens gaan we dieper in op specifieke opstellingen die jouw vertaalprojecten kunnen ondersteunen.
Een groot meertalig contentproject proberen te beheren zonder de juiste tools is als katten hoeden. Door vanaf het begin het beste systeem te kiezen, voorkom je chaos en die eindeloze e-mailkettingen met de vraag 'Hé, heb je mijn bestand gekregen?
Maar niet alle tools zijn gelijk. Hier zijn de belangrijkste soorten om te overwegen:
| Type gereedschap | Voorbeeld gereedschap | Wat het doet | Het meest geschikt voor |
| TMS | XTM Cloud, Phrase, Crowdin | Uw cloudgebaseerde vertaalcommandocentrum dat:
|
Teams die verdrinken in vertaalspecifieke taken en hun systeem nodig hebben om vloeiend te spreken CAT-tool. |
| Bedrijfssysteem voor lokalisatie | XTRF van XTM | De Zwitserse zakmesbenadering. Beheert zowel uw projecten als:
|
Vertaalbureaus die projectbeheer plus bedrijfsbeheer in één pakket nodig hebben. |
| Algemene tools voor projectbeheer | Asana, ClickUp, Monday.com | Goede taakafhandeling en teamcoördinatie, maar denkt dat '™' staat voor 'teamvergadering', niet voor 'vertaalgeheugen'. | Kleine teams die net beginnen met vertalingen en die taken willen stroomlijnen, hoeven niet per se te investeren in gespecialiseerde vertaaltools. |
| Spreadsheets en gedeelde mappen | Google Drive, Excel, Dropbox | Basis bestandsopslag en handmatige taakopvolging. Dat is het wel zo'n beetje. | Slordige starters. Of iedereen wiens budget krapper is dan hun deadlines. |
Met al deze opties op tafel, laten we eens kijken hoe één bedrijf zijn keuze heeft waargemaakt.
Avantpage, een taaldienstverlener in de gezondheidszorg, doet al mee sinds 1996. Naarmate het werk complexer werd, werden projectmanagers bedolven onder een lawine van druk werk.
Na de implementatie van XTRF, ons vertaal project management systeem, was Avantpage in staat om:
Nog belangrijker is dat XTRF de tijd van Avantpage project managers heeft bespaard:
"Ons project management team heeft nu meer vrijheid om onze klanten individuele ondersteuning te bieden en om vragen die ze hebben vrijwel direct te beantwoorden.
Nu XTRF hun unieke platform bijna wekelijks bijwerkt, weten we zeker dat we in de toekomst nog meer tijd kunnen besparen op onze werkprocessen."
Hier is een overzicht van de vele petten die XTRF draagt, waaronder het geautomatiseerd kiezen van leveranciers:
Het resultaat? Avantpage schat dat het ongeveer 1.000 uur per jaar bespaart. Dat is ruwweg 80 uur per maand.
Geliefd bij linguïsten, projectmanagers, LSP's en bedrijven. Kijk hoeveel tijd u bespaart.
Boek een demo
Wanneer je je opties vergelijkt, kijk dan naar zes belangrijke functies die de waardevolle oplossingen onderscheiden van de veredelde spreadsheets.
Geautomatiseerde workflows maken een einde aan de repetitieve taken en het drukke werk dat uw vertaalprojecten vertraagt. Eén op de vijf MKB-medewerkers vindt zelfs dat automatisering de nauwkeurigheid en efficiëntie van taken verbetert.
Doe mee en kies voor een systeem met functionaliteiten zoals:
Je go-to workflow, klaar voor gebruik. Maak herbruikbare sjablonen voor uw vertaalprocessen. Zo ziet het eruit in XTRF:
En het stopt niet bij de levering. Met de ingebouwde facturatie- en betalingstools voor leveranciers kunt u projecten van aanvraag tot reconciliatie afhandelen zonder dat u zich hoeft te bedenken.
Het Vertaalteam gebruikt XTRF om inkooporders en factuuroverzichten te automatiseren. Zodra leveranciers 'ja' zeggen tegen een opdracht, vliegen de inkooporders er automatisch uit. Aan het einde van de maand belanden de factuuroverzichten in hun inbox. Het resultaat is dat het bedrijf de maandelijkse factureringstijd heeft teruggebracht van bijna 10 uur naar slechts twee uur. Drastisch snijden in het heen en weer gepraat over niet op elkaar afgestemde totalen.
En dat is niet alles wat XTRF voor het team doet:
"Een speciaal leveranciersportaal als onderdeel van de formule is fantastisch. Zo kunnen verkopers bijhouden aan welke klussen ze hebben gewerkt, hun betaalstatus bijhouden, zien of er een vacature is, of gewoon hun achtergrondinformatie bijwerken zodat hun nieuwe vaardigheden, kennis en/of certificeringen zichtbaar worden."
Het beheren van professionele vertaaldiensten in meerdere talenparen en specialisaties wordt snel een rommeltje. Een gecentraliseerd systeem kan dit voor een groot deel verhelpen.
Zoals Andreas Ljungström uitlegt:
"Stel je voor dat een lokalisatiemanager in Italië hetzelfde systeem gebruikt als een lokalisatiemanager in Brazilië of Japan. Ze gebruiken allemaal hetzelfde systeem, wat betekent dat ze gebruikmaken van dezelfde opslagplaatsen en databases, ongeacht waar ze zich op de wereld bevinden."
Sla de spreadsheetgekte over. Zoek een systeem dat weet wat vertaalteams nodig hebben. Zoek niet alleen naar gecentraliseerde gegevens, maar ook naar functies zoals:
Met prestatiegegevens binnen handbereik kunt u projecten toewijzen op basis van uw staat van dienst, niet op basis van onderbuikgevoelens.
Het lokalisatiebeheerproces bestaat uit meer bewegende delen dan een Zwitsers horloge. Zoek een systeem dat iedereen op één lijn houdt, met functies zoals:
Portalen voor feedback van klanten. Geef klanten een goede plek om projecten goed te keuren of feedback te delen. In plaats van om 23.00 uur cryptische e-mails te sturen.Met communicatiehulpmiddelen in uw systeem voorkomt u dat belangrijke informatie door de mazen van het net glipt.
Vertaalprojecten gaan snel en bestanden veranderen nog sneller. Het juiste systeem helpt je het overzicht te bewaren zonder je houvast te verliezen. Zoek naar:
Dit soort functionaliteit helpt je om de controle te houden en de kwaliteitsborging op orde te houden. Zelfs tijdens last-minute bewerkingen.
Wanneer budgetten krap zijn en er veel leveranciers zijn, heb je overal ogen nodig. De cijfers vertellen het verhaal: slechts 41% van de bedrijven houdt zich"meestal" of "altijd" aan projectbudgetten.
Deze functies zorgen ervoor dat je alles onder controle hebt:
Een beetje zichtbaarheid kan je veel geld besparen. En een hoop hoofdpijn.
Als je net als 37% van de bedrijven bent, is integratie met bestaande technologie een van de belangrijkste factoren bij het kiezen van een nieuwe tool.
Dat is geen verrassing. De juiste integraties kunnen je uren besparen, om maar niet te spreken van een paar grijze haren. Hier zijn de connectoren waar je op moet letten:
XTRF integreert met alle gebruikelijke platforms en maakt via API verbinding met je instant messenger. Voor de beste resultaten koppel je het aan AI-ondersteunde vertaalbeheersoftware zoals XTM Cloud. Je hebt toegang tot XTM's AI Agent, je spraakzame AI-sidekicks die in beide tools leven, klaar om al je lokalisatieprojecten te superchargen. Nu kun je achterover leunen en je vertaalworkflows zien glijden.
Verschillende teams hebben verschillende behoeften, of je nu een kleine maar machtige startup bent of een groot internationaal merk. Gebruik deze handige tabel om erachter te komen wat voor jouw organisatie het belangrijkst is:
| Overweging | Waar moet je op letten | Waarom het belangrijk is |
| Teamgrootte en -structuur | Kleine teams: eenvoudig gebruikersbeheer en eenvoudige toegangscontrole. Grotere of complexe teams: schaalbare gebruikerslicenties en rolgebaseerde toegang. | Kleine teams hebben geen fancy gebruikersrollen nodig. Houd het eenvoudig om niet te betalen voor ongebruikte functies. Grote teams hebben duidelijke rollen en eenvoudig gebruikersbeheer nodig om verwarring te voorkomen en gegevens veilig te houden. |
| Volume en complexiteit van de inhoud | Als je veel soorten content hebt (of verwacht te krijgen), denk dan aan automatisering voor terugkerende taken en ondersteuning voor verschillende bestandsformaten. | Als je te maken hebt met veel content of lastige bestandstypen, is automatisering je vriend. Het helpt je deadlines te halen zonder dat je er je hoofd over hoeft te breken. |
| Branchespecifieke behoeften | Bedenk of jouw branche functies nodig heeft zoals nalevingscontroles of audit trails. | Als jouw branche strenge regels vereist (zoals juridische of biowetenschappen), zorg dan voor een systeem dat audits en naleving kan afhandelen zodat je niet in de problemen komt. |
| Integratiebehoeften en tech stack | Welke tools zijn essentieel voor je workflows? Controleer of het systeem soepel aansluit op CMS, CAT-tools, code repos en communicatie-apps. | Uw tools moeten goed samenwerken. Als je systeem niet kan integreren, verwacht dan extra handmatig werk en fouten. Kies een systeem dat past in je huidige opstelling. |
| Groeiplannen | Zoek naar tools waarmee u gebruikers en talen kunt toevoegen zonder gedoe (en zonder de kosten te verdubbelen). | Als u van plan bent om te groeien, kies dan een systeem met schaalbaarheid. Halverwege van tool veranderen is vervelend. Begin met een systeem dat u niet tegenhoudt. |
En vergeet de basis niet. Ongeacht de grootte of opzet van je team, gebruiksgemak en goede klantenondersteuning kunnen je ervaring maken of breken. Neem de tijd om de opties te evalueren en de beste oplossing voor jouw behoeften te vinden.
Of je nu kiest voor speciale software of iets op maat maakt, een systeem is altijd beter dan blind vliegen.
Begin met na te denken over wat u vandaag vertraagt. Kies dan een tool die dat oplost zonder 10 nieuwe problemen te creëren.
Uw toekomstige zelf (en uw stressniveaus) zullen u dankbaar zijn wanneer dat volgende grote meertalige project op uw bureau belandt.